ビジネスシーンやプライベートでのメールやり取りにおいて、文字の大きさや色を変えて強調したい場面は多々あります。しかし、いざ装飾を行おうとした際、アウトルックでフォント変更できないというトラブルに直面したことはないでしょうか。急いでいる時に文字サイズや色が変えられないと、非常に焦ってしまうものです。また、返信メールを作成する時だけ書式設定が効かないといった、特定の状況下で困っている方も多いかもしれません。
この記事では、Outlookの返信で書式設定ができない原因や、Outlookの書式設定はどこにあるのかといった基本的な疑問から、Outlookの文字色を変更できない場合やテキスト形式での挙動、さらにはOutlookの書式設定がグレーアウトしてしまう現象について詳しく解説します。また、Outlookの文字色が一部だけ変更できないケースや、Outlookの文字サイズを変更できない時のチェックポイントなど、具体的な状況に合わせた可能性を探っていきます。
この記事を読むことで以下のメリットが得られます。
・ アウトルックでフォント変更できない原因がテキスト形式にあるかどうかが理解できる
・ Outlookの書式設定がどこにあり、グレーアウトする理由が把握できる
・ 返信時や一部の文字色が変更できない場合の対処法が見つかる
・ 文字サイズや表示に関する設定を見直し、快適なメール作成環境を整えられる
アウトルックでフォント変更できない原因と基本
ここではアウトルックでフォント変更できないという現象について、その主な原因と基本的な仕組みについて説明していきます。多くの場合は故障や不具合ではなく、メール形式の設定や仕様によるものが大半です。まずはご自身の状況がどのパターンに当てはまるのか、順に見ていきましょう。
・ テキスト形式ではフォント変更できない仕様について
・ Outlookの書式設定がグレーアウトする理由とは
・ Outlookの返信で文字色や変更ができない場合
・ アウトルックの書式設定はどこにあるのか
・ Outlookの文字色が一部だけ変更できない現象
・ Outlookの文字サイズを変更できない時の確認点
テキスト形式ではフォント変更できない仕様について
アウトルックでフォント変更できないトラブルの中で、最も頻繁に見られる原因の一つが「メールの形式」に関する設定です。Outlookには大きく分けて「HTML形式」「テキスト形式」「リッチテキスト形式」という3つのメール形式が存在します。このうち、もし現在作成中のメールが「テキスト形式」に設定されている場合、フォントの種類やサイズ、色などの装飾情報は一切保持されません。
テキスト形式はその名の通り、純粋な文字情報のみを伝えるための形式です。そのため、太字にしたり、斜体にしたりといった「Outlookのフォント変更ができない」というのは、テキスト形式においては正常な挙動と言えます。この形式はデータ容量が軽く、どのようなメールソフトでも文字化けせずに読めるというメリットがある一方で、表現力には乏しいという側面を持っています。
もし画面上のリボンメニューにあるフォント変更ボタンが押せない状態であったり、変更しても反映されなかったりする場合は、ウィンドウのタイトルバーや設定メニューを見て、現在のメールが「テキスト形式」になっていないかを確認してみるのが良いでしょう。多くの企業ではセキュリティの観点からテキスト形式を推奨している場合もありますが、装飾が必要な場合は形式の変更を検討する必要があります。
Outlookの書式設定がグレーアウトする理由とは
メール作成画面を開いているにもかかわらず、リボンメニューにあるはずの太字ボタンやフォントサイズ変更のプルダウンメニューが薄い灰色になり、クリックできない状態になることがあります。これが「Outlookの書式設定がグレーアウト」している状態です。この現象が発生する主な理由は、前述した「テキスト形式」でメールを作成していることに起因します。
テキスト形式では装飾機能そのものが無効化されるため、ユーザーが誤って操作しないように、関連するボタンがグレーアウトして触れないようになるのです。これはOutlookの親切な設計とも言えますが、理由を知らないと「機能が壊れたのではないか」と不安になるかもしれません。
また、稀なケースとして、閲覧ウィンドウ（プレビュー画面）でメールを見ているだけで、編集モードに入っていない場合も書式設定はグレーアウトします。受信したメールに対して直接書き込みを行おうとしても、基本的には読み取り専用の状態であるため、変更を加えることはできません。この場合は、返信ボタンや転送ボタンを押して編集画面を開くか、メールをダブルクリックして別ウィンドウで立ち上げることで、編集可能な状態になることがあります。グレーアウトは「今はその機能を使えない状態ですよ」というサインなのです。
Outlookの返信で文字色や変更ができない場合
新規メールの作成時には問題なくフォントや色を変えられるのに、受信したメールへの返信時になると「アウトルックの返信で文字色を変更できない」という状況に陥ることがあります。これには、元のメール（受信したメール）の形式が深く関係しています。Outlookの仕様として、返信メールの形式は、受信したメールの形式を自動的に引き継ぐようになっています。
つまり、相手が「テキスト形式」でメールを送ってきた場合、こちらが「返信」ボタンを押して作成されるメールも自動的に「テキスト形式」になります。その結果、普段通りに文字色を変えようとしても機能せず、書式設定が使えない状態になってしまうのです。これは相手の設定に合わせるというマナー的な側面と互換性を考慮した機能ですが、装飾を行いたい場合には不便に感じることもあります。
このような場合でも、返信メールの作成画面で手動で形式を「HTML形式」に切り替えることは可能です。ただし、相手が意図的にテキスト形式を使っている場合（例えば携帯電話の古い機種や、セキュリティ制限の厳しい環境など）、HTML形式で返信すると相手側で正しく表示されない可能性もゼロではありません。返信時に装飾ができないときは「相手のメール形式が影響している」という可能性を思い出してみてください。
アウトルックの書式設定はどこにあるのか
Outlookを使い始めたばかりの方や、バージョンのアップデートで画面構成が変わってしまった方にとって、「Outlookの書式設定はどこ」にあるのか迷ってしまうことは珍しくありません。基本的に、メール作成画面（新規メッセージ作成、返信、転送の画面）において、書式設定に関わる機能は画面上部の「メッセージ」タブ、または「書式設定」タブの中に集約されています。
通常のリボンインターフェースであれば、「フォント」というグループが見つかるはずです。ここにはフォントの種類（MSゴシックやメイリオなど）を選ぶプルダウンメニュー、文字サイズを選ぶ数字のメニュー、太字（B）、斜体（I）、下線（U）、そして文字色を変更する「A」の下に色がついたアイコンなどが並んでいます。
もしこれらのタブやメニューが見当たらない場合、リボンが最小化されている可能性があります。画面右上の矢印やピンのマークを確認し、リボンを展開表示にしてみましょう。また、ポップアップウィンドウではなく閲覧ウィンドウ内で返信を書いている場合、スペースの関係でメニューが簡略化されていることもあります。その際は「ポップアップで表示」を選択することで、フル機能のツールバーが表示され、書式設定の場所がわかりやすくなることが多いです。
Outlookの文字色が一部だけ変更できない現象
文章全体の色は変えられるのに、「Outlookの文字色が一部だけ」変更できない、あるいは変更したはずなのに元に戻ってしまうという不思議な現象に遭遇することがあります。これは多くの場合、WebサイトやWord、Excelなど別のアプリケーションから文章をコピー＆ペーストした際に発生しやすい問題です。
コピー元の文章に、目に見えない強力な「スタイル情報」や「書式タグ」が付着していると、Outlook側で上から色を塗り替えようとしても、元の設定が優先されてしまうことがあるのです。特にWebページからのコピペでは、背景色やフォント指定が複雑に絡み合っていることがよくあります。
このような場合の解決策として有効なのが、「書式のクリア」です。変更できない一部の文字を選択し、リボンメニューにある消しゴムのアイコン（すべての書式をクリア）をクリックすることで、文字に付着している余計な情報を削除できます。一度プレーンな状態に戻してから、改めてOutlook上で文字色を指定すれば、スムーズに変更できることが多いです。また、貼り付ける際に最初から「テキストのみ保持」を選択してペーストすることも、この種の問題を防ぐ良い方法と言えます。
Outlookの文字サイズを変更できない時の確認点
文字が小さすぎて読みにくい、あるいは大きすぎてバランスが悪いと感じてサイズ調整を試みたものの、「Outlookの文字サイズを変更できない」というケースもあります。ここでまず区別しなければならないのが、「実際のフォントサイズ（送信される文字の大きさ）」を変更したいのか、それとも「自分が見ている画面上の表示サイズ」を拡大したいだけなのか、という点です。
もし、フォントサイズの数字（10ptや12ptなど）を変更しても画面上の見た目が変わらない、あるいは数字の変更自体ができない場合は、やはり前述の「テキスト形式」になっている可能性が高いです。一方で、フォントサイズの設定は変えずに、単に自分の老眼対策や作業効率のために文字を大きく見たい場合は、フォント設定ではなく「ズーム（拡大率）」機能を使うのが正解です。
画面右下にあるズームスライダーを動かすか、Ctrlキーを押しながらマウスのホイールを回すことで、メールそのもののフォントサイズ設定には影響を与えず、表示だけを大きくすることができます。「サイズが変えられない」と感じたときは、設定を変えたいのか、見え方を変えたいのかを整理すると、解決への糸口が見つかりやすくなります。また、特定のフォントでのみサイズ変更が効かない場合は、そのフォント自体が破損している可能性も稀ながら考えられます。
アウトルックでフォント変更できない対策と応用
ここまでは原因を中心にお伝えしてきましたが、ここからは具体的にどうすれば「アウトルックでフォント変更できない」状況を打破できるのか、その対策や応用設定について説明していきます。設定を見直すだけで快適に使えるようになることも多いですので、順に見ていきましょう。
・ テキスト形式からHTML形式へ変更する方法
・ ひな形やテーマの設定を見直してみる
・ 署名のフォント設定を確認して変更する
・ ズーム倍率と表示の関連性を理解する
・ アドインが影響している可能性を探る
・ アウトルックでフォント変更できない件のまとめ
テキスト形式からHTML形式へ変更する方法
「Outlookでフォント変更できない」という悩みの多くは、メール形式を「HTML形式」に変更することで即座に解決します。ここではその具体的な手順をご紹介しましょう。まず、現在作成中のメール画面において、上部のタブから「書式設定」を選択します。すると、リボンメニューの中に「形式」というグループが見つかるはずです。
そこには「HTML」「テキスト」「リッチテキスト」という選択肢が並んでいます。現在「テキスト」が選択されている状態であれば、これを「HTML」にクリックして切り替えてみてください。切り替えた瞬間に、それまでグレーアウトしていたフォント変更や文字色変更のアイコンが鮮やかにアクティブになり、操作可能になるのを確認できるでしょう。
もし、毎回手動で切り替えるのが面倒だという場合は、Outlookの全体設定を変更することも可能です。「ファイル」タブから「オプション」へ進み、「メール」の項目にある「メッセージの作成」セクションを探します。「次の形式でメッセージを作成する」というドロップダウンリストがありますので、そこを「HTML形式」に設定してOKボタンを押せば、次回から新規作成するメールは自動的にHTML形式となり、最初からフォント変更が自由にできるようになります。
ひな形やテーマの設定を見直してみる
Outlookには「ひな形（ステーショナリー）」や「テーマ」という機能があり、これらがデフォルトのフォント設定を支配していることで、意図したようにフォント変更ができない、あるいは毎回設定が戻ってしまうように感じることがあります。ひな形は、メールの背景やフォントスタイルをあらかじめセットにしておく機能です。
例えば、特定のひな形が適用されていると、いくら本文中でフォントを変えようとしても、改行するたびにひな形で指定されたフォントに戻ってしまうという挙動を見せることがあります。これを確認するには、「ファイル」タブの「オプション」から「メール」へ進み、「ひな形およびフォント」というボタンをクリックします。
ここで「テーマ」が設定されている場合、それがフォントの自由な変更を妨げている要因かもしれません。「テーマなし」を選択することで、純粋な設定状態に戻すことができます。また、この画面では「新規メッセージ」「返信/転送メッセージ」それぞれのデフォルトフォントを指定することも可能です。もし「いつも文字が小さい」「色が勝手につく」といった悩みがあるなら、ここの設定を一度クリアにするか、自分好みに再設定し直すことで、ストレスなく書式設定を行えるようになるでしょう。
署名のフォント設定を確認して変更する
本文のフォントは変更できるのに、署名の部分だけフォントが違う、あるいは署名の部分だけ「Outlookの文字色を変更できない」といったケースもあります。署名はメール本文とは別に独立した設定データとして保存されているため、本文の書式設定とは異なる挙動をすることがあるのです。
署名のフォントを変更したい場合は、メール作成画面の「挿入」タブから「署名」を選び、「署名」の設定画面を開く必要があります。この編集画面の中で、署名のテキストを選択し、フォントサイズや色を指定し直して保存してください。ここで重要なのは、署名の編集画面自体にも「書式設定」の機能が備わっているという点です。
また、作成した署名を挿入する際、メール形式がテキスト形式になっていると、せっかくHTML形式で作ったカラフルな署名もすべて黒一色のプレーンテキストに変換されてしまいます。「署名の画像が消えた」「色がなくなった」という場合は、やはりメール本体の形式がテキスト形式になっていないかを確認することが先決です。署名のデザインを維持したいのであれば、メール形式をHTMLに保つことが必須条件となります。
ズーム倍率と表示の関連性を理解する
先ほど少し触れましたが、文字サイズの変更ができないと感じる時、実は「ズーム倍率」の問題であることは非常に多いです。特に高解像度のモニターを使っている場合や、ノートパソコンの小さな画面で作業している場合、Outlookのデフォルトの文字サイズ（例えば10.5ptなど）は非常に小さく見えることがあります。
これを「文字サイズ変更」で14ptや16ptにして対応しようとすると、相手に届いた時にも巨大な文字で表示されてしまい、受け取った相手を驚かせてしまう可能性があります。自分が見やすい大きさと、相手に送るべき適切な大きさは異なるということを理解しておく必要があります。
Outlookの画面右下にあるズームスライダーは、あくまで「自分の目のための拡大鏡」です。ここを120%や150%に設定しても、送信されるメールのデータ自体は変更されません。つまり、相手には標準的なサイズで届きます。もし「文字が小さくて変更できない（ように見える）」と感じたら、まずはズーム倍率を確認してください。また、閲覧ウィンドウの中でCtrlキー＋マウスホイール操作を行うと、そのメールごとのズーム倍率が記憶される機能もあります。表示がおかしいと感じたら、ズームを100%に戻してみるのが基本のトラブルシューティングです。
アドインが影響している可能性を探る
ここまでの設定をすべて確認してもなお、アウトルックでフォント変更できない、あるいは書式設定ボタンを押すとフリーズするなどの異常な挙動が見られる場合、「アドイン」と呼ばれる拡張機能が悪さをしている可能性があります。Outlookには便利機能を後から追加できる仕組みがありますが、これらがアップデートのタイミングなどで不具合を起こすことがあるのです。
特に、PDF変換ソフトやセキュリティソフトに関連するアドインが、メール作成画面の挙動に干渉することが稀にあります。これを切り分けるためには、Outlookを「セーフモード」で起動してみるのが有効です。キーボードのCtrlキーを押しながらOutlookのアイコンをクリックして起動すると、アドインを無効化した状態で立ち上げることができます。
このセーフモードの状態で問題なくフォント変更ができるようであれば、何らかのアドインが原因である可能性が高まります。その場合は、通常起動後に「オプション」の「アドイン」設定から、怪しいアドインを一つずつ無効にして犯人を特定する作業が必要になります。少し高度な手順になりますが、設定の問題ではなく動作の不具合が疑われる場合には、このような視点も持っておくと解決に近づけるかもしれません。
アウトルックでフォント変更できない件のまとめ
今回はアウトルックでフォント変更できない原因と対策についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・ フォント変更ができない主な原因はメール形式の設定にある
・ テキスト形式では文字の装飾情報は一切保持されない
・ 書式設定がグレーアウトするのはテキスト形式だからである
・ 閲覧ウィンドウでの表示中は編集できないためグレーアウトする
・ 返信メールの形式は元の受信メールの形式を引き継ぐ
・ 相手がテキスト形式で送ってきたら返信もテキスト形式になる
・ 返信時に装飾するには手動でHTML形式への変更が必要である
・ 書式設定タブはリボンメニューのメッセージタブ内にある
・ 一部だけ文字色が変更できないのは貼り付け時の書式残留である
・ 書式のクリアボタンを使うと不要な情報を削除できる
・ 文字サイズが変わらない時はズーム倍率の確認が有効である
・ ズーム機能は相手への送信サイズには影響を与えない
・ ひな形やテーマ設定がフォント変更を妨げることがある
・ 署名のデザイン崩れもメール形式の設定に依存する
・ まれにアドインが干渉して不具合を起こすことがある
Outlookでフォントや色が思い通りに変更できないと、表現の幅が狭まりもどかしい思いをすることもあります。しかし、その原因の多くは「テキスト形式」という仕様や、表示設定の誤解によるものです。
まずはメールの形式を確認し、必要に応じてHTML形式に切り替えることから始めてみてください。本記事で紹介したポイントを一つずつチェックしていけば、きっとスムーズに書式設定ができるようになるはずです。
これはCTAサンプルです。
内容を編集するか削除してください。
