アウトルックのフォント設定を変えるには？文字の見やすさを調査！

毎日のビジネスシーンで欠かせないツールと言えばメールソフトですが、その中でもアウトルックを利用している方は非常に多いことでしょう。

しかし、毎日見る画面だからこそ、文字の大きさや種類が自分に合っていないと、知らず知らずのうちにストレスを感じてしまうことがあります。

アウトルックのフォント設定を適切に行うことは、単なる好みの問題ではなく、業務効率や相手への印象を左右する重要な要素です。

デフォルトのまま使い続けている方も多いかもしれませんが、実は少し設定を変えるだけで、見違えるほど読みやすくなる可能性があります。

また、新しいアウトルックに切り替えた際にフォント設定がどこにあるのか戸惑うこともあるでしょう。

この記事では、アウトルックのフォント設定に関する基礎知識から、勝手に変わってしまうトラブルへの対処法、さらにはおすすめのフォントまで幅広く解説していきます。

・アウトルックの基本的なフォント設定の手順と場所

・ビジネスメールに適したおすすめのフォントとサイズ

・新しいアウトルックやテーマごとの設定変更方法

・設定ができない場合や勝手に変わる時の対処法

アウトルックのフォント設定で見やすさを改善する手順

ここではアウトルックのフォント設定を変更して、メールの視認性を高める具体的な方法について説明していきます。

設定場所が分かりにくいと感じている方や、自分好みの見やすい画面を作りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

順に見ていきましょう。

・書式設定はどこにあるかを確認

・本文のフォントを変更する操作

・デフォルトのフォントを設定する

・テーマのフォントを変更する方法

・おすすめのフォント設定を紹介

・新しいアウトルックのフォント設定

書式設定はどこにあるかを確認

アウトルックを使い始めたばかりの方や、普段あまり設定をいじらない方にとって、書式設定がどこにあるのかというのは意外と分かりにくいものです。

基本的には、アウトルックの画面左上にある「ファイル」タブから設定画面に入ることができます。

そこから「オプション」を選択し、さらに「メール」という項目をクリックすることで、メール作成に関する様々な設定項目が表示される仕組みになっています。

この中にある「ひな形およびフォント」というボタンが、今回注目すべき重要な入り口となります。

ここをクリックすると、新しいメッセージを作成する際や、返信・転送をする際のそれぞれのシーンに合わせたフォント設定を行う画面が出てきます。

また、メール作成画面自体にあるリボンメニューからも、一時的なフォント変更は可能です。

「メッセージ」タブの中にあるフォント変更エリアを使えば、現在書いているメールだけのフォントを変えることもできます。

しかし、毎回変更するのは手間がかかるため、やはり基本設定の場所を把握して、恒久的な設定をしておくことが望ましいでしょう。

まずはこの「ファイル」から進むルートを覚えておくことが、快適なアウトルック環境を作る第一歩となります。

本文のフォントを変更する操作

実際にメール本文のフォントを変更する際には、いくつかの段階を踏む必要があります。

先ほど紹介した「ひな形およびフォント」の画面を開くと、「新しいメッセージ」と「返信または転送メッセージ」というボタンが並んでいるのが見えるはずです。

例えば、新規でメールを送る際の本文フォントを変更したい場合は、「新しいメッセージ」のボタンをクリックします。

すると、フォントの種類やスタイル、サイズ、色などを細かく指定できるダイアログボックスが表示されます。

ここで自分が見やすいと感じるフォントを選び、サイズを調整することで、送信するメールの印象を大きく変えることができます。

また、返信時のフォントも同様に変更可能ですが、あえて新規メールとは異なる色やフォントに設定している方もいます。

これは、過去のメールのやり取りと自分の返信内容を視覚的に区別しやすくするための工夫と言えるでしょう。

設定が完了したら、必ず「OK」ボタンを押して変更を保存することを忘れないでください。

単純な操作ではありますが、この一手間で日々のメール作成時の気分が変わることもあります。

まずは試しに、自分が心地よいと感じる設定を探ってみるのも良いかもしれません。

デフォルトのフォントを設定する

毎回メールを書くたびにフォントを選び直すのは非常に非効率的ですので、デフォルトのフォント設定をしっかり行っておくことが重要です。

アウトルックでは、一度設定したフォント情報を「既定値」として保存しておく機能が備わっています。

前述の「ひな形およびフォント」の設定画面で変更を行った内容は、基本的にはその後のメール作成すべてに適用されることになりますが、意図せず元に戻ってしまうケースも稀にあります。

そのような事態を防ぐためにも、設定画面の下部にある「既定に設定」といったボタンがある場合は、それを活用するのも一つの手です。

ただ、アウトルックのバージョンによっては、この「既定」という概念が「ひな形」そのものに紐付いていることがあります。

つまり、特定のひな形を使用している場合は、そのひな形で定義されたフォントが優先的に適用されるのです。

そのため、純粋にフォントだけを固定したい場合は、ひな形を使用しない設定にした上で、フォント指定を行うのが確実な方法と言えます。

デフォルト設定が正しく反映されていれば、急いでメールを作成しなければならない時でも、常に整った書式で相手に届けることができます。

これはビジネスにおけるプロフェッショナリズムを保つ上でも、地味ながら大切なポイントです。

テーマのフォントを変更する方法

アウトルックには「テーマ」という機能があり、これを使うことでメール全体のデザインや配色、そしてフォントを一括で管理することができます。

もし、個別のフォント設定を行ってもなぜか反映されない場合や、全体的な雰囲気を統一したい場合は、テーマのフォント設定を確認してみると良いでしょう。

「オプション」内の「メール」設定から「ひな形およびフォント」を開くと、「テーマ」を選択するボタンがあります。

ここで選ばれているテーマによって、使用されるフォントセットが決まっていることがあるのです。

例えば、あるテーマでは見出しにゴシック体、本文に明朝体が使われるといった具合に、あらかじめルールが決められています。

このテーマのフォント設定自体を変更または解除することで、より自由にフォントをカスタマイズできるようになります。

また、独自のテーマを作成して保存しておくことも可能ですので、会社指定のフォーマットがある場合などは、それに合わせたテーマを作っておくと便利かもしれません。

テーマ機能は少し奥が深いですが、使いこなせればメール作成の効率化だけでなく、ブランディングの一環としても活用できる可能性を秘めています。

普段意識していない部分かもしれませんが、一度設定を見直してみる価値は十分にあります。

新しいアウトルックのフォント設定

近年、マイクロソフトは「新しいOutlook for Windows」への移行を推進しており、従来のクラシック版とは画面構成や設定方法が大きく異なっています。

新しいアウトルックでフォント設定を変更しようとして、従来の場所に見当たらず戸惑った経験がある方もいるかもしれません。

新しいバージョンでは、画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックし、「メール」カテゴリの中にある「作成と返信」という項目に進むのが基本ルートです。

ここに「メッセージ形式」やデフォルトのフォントを設定するエリアが用意されており、そこからフォントの種類やサイズを指定することができます。

操作感としてはWebメール版のアウトルックに近く、よりシンプルで直感的なUIになっているのが特徴です。

ただし、クラシック版に比べると、細かなカスタマイズ機能が一部省略されている場合もあるため、以前と同じような設定ができないこともあります。

例えば、複雑なひな形の設定などは簡略化されている可能性があるため、注意が必要です。

今後もアップデートによって機能が追加・変更される可能性があるため、新しいアウトルックを使う場合は、定期的に設定メニューを確認し、最新の仕様に慣れておくことが大切です。

ツールの進化に合わせて、自分自身の使い方も柔軟に変えていく姿勢が求められます。

アウトルックのフォント設定のトラブルと対処法

ここでは、設定したはずのフォントが反映されなかったり、意図せず変わってしまったりする場合の原因と対策について解説します。

アウトルックを使っていると直面しがちな「フォント設定できない」や「勝手に変わる」といった悩みを解消するためのヒントをまとめました。

順に見ていきましょう。

・フォント設定ができない原因を探る

・フォントが勝手に変わる理由とは

・形式によるフォントの違いを理解

・署名のフォント設定も確認する

・受信側の表示環境を考慮する

・アウトルックのフォント設定のまとめ

フォント設定ができない原因を探る

いくら設定画面で変更を試みても、なぜかフォント設定ができない、あるいは反映されないという状況に陥ることがあります。

その原因の一つとして考えられるのが、組織全体でのポリシー設定による制限です。

会社で使用しているパソコンの場合、システム管理者がグループポリシーなどでアウトルックの設定を一元管理しており、個人の変更を禁止している可能性があります。

この場合は、どれだけ自分のパソコンで設定を変えようとしても、再起動すると元に戻ってしまったり、そもそも設定項目がグレーアウトしていたりすることがあります。

また、アウトルック自体の不具合や、プロファイルの破損が原因であることも稀にあります。

一時的な不具合であれば、アウトルックを再起動したり、Officeの修復機能を使ったりすることで改善することもあります。

さらに、セーフモードで起動してアドインの影響を確認してみるのも一つのトラブルシューティング手法です。

まずは自分の環境が自由に設定変更できる状態なのかどうかを確認し、その上でソフトウェア的な問題を疑ってみるのが良いでしょう。

どうしても解決しない場合は、社内のITサポート部門に問い合わせてみるのも確実な手段です。

フォントが勝手に変わる理由とは

メールを書いている途中で、突然フォントが勝手に変わるという現象に悩まされたことはないでしょうか。

これは多くの場合、外部からのテキストの貼り付け操作が原因で起こります。

WebサイトやWord文書、あるいは他のメールから文章をコピーしてアウトルックに貼り付ける際、元の書式情報も一緒に貼り付けられてしまうことがあります。

すると、その貼り付けた箇所から後ろの文章が、元の書式（フォントやサイズ）を引き継いでしまい、結果として「勝手に変わった」ように見えるのです。

これを防ぐには、貼り付けの際に右クリックメニューから「テキストのみ保持」を選択するか、ショートカットキーを使って書式なしで貼り付ける習慣をつけることが有効です。

また、別の理由として「ズーム機能」の影響も考えられます。

実はフォント設定自体は変わっていないのに、閲覧時のズーム倍率が変わってしまったことで、文字が大きく見えたり小さく見えたりしているだけのケースも少なくありません。

画面右下のズームスライダーを確認し、100%になっているかをチェックしてみることも大切です。

これらの挙動は仕様として理解していれば防げるものばかりですので、慌てずに対処しましょう。

形式によるフォントの違いを理解

アウトルックでメールを送る際、そのメール形式には大きく分けて「HTML形式」「テキスト形式」「リッチテキスト形式」の3種類が存在します。

フォント設定が思うようにいかない背景には、この形式の違いが関係していることが多々あります。

私たちが普段、色を変えたりフォントを指定したりできるのは、主に「HTML形式」を利用している時です。

一方で、「テキスト形式」はその名の通り文字情報だけを送る形式であり、フォントの種類やサイズ、色といった装飾情報は一切保持されません。

もし、設定画面でデフォルトの形式を「テキスト形式」にしている場合、いくらフォント設定を細かく行っても、メール作成時には反映されないことになります。

また、相手からのメールに返信する際、相手が「テキスト形式」で送ってきた場合、返信メールも自動的に「テキスト形式」になることが一般的です。

そのため、「返信する時だけフォントが変わってしまう」と感じる場合は、この形式の自動切り替えが作用している可能性が高いです。

装飾を楽しみたい、あるいは見やすさをコントロールしたいのであれば、HTML形式を選択する必要がありますが、相手によってはテキスト形式を好む場合もあるため、状況に応じた使い分けが求められます。

署名のフォント設定も確認する

本文のフォント設定は完璧なのに、メールの最後につける署名のフォントだけが異なっていて、全体の統一感が損なわれているケースもよく見かけます。

署名の設定は、本文のフォント設定とは独立して管理されていることが多いため、別途設定を行う必要があります。

「ファイル」＞「オプション」＞「メール」＞「署名」の順に進み、署名の編集画面を開いてみましょう。

ここで作成した署名テキストを選択し、本文と同じフォントやサイズに設定し直すことで、メール全体の一貫性を保つことができます。

特に、署名を外部のエディタで作ってコピペした場合などは、意図しないフォントが紛れ込んでいることがあります。

また、新しいアウトルックでは署名の扱いがクラウドベースになるなど、仕様が変わっている部分もあるため、移行した際は再確認が必要です。

細部ではありますが、署名まで気を配ることで、メールを受け取った相手に対して「丁寧な仕事をする人」という印象を与えることができるかもしれません。

一度設定してしまえば長く使えるものですので、時間のある時に見直しておくことをおすすめします。

受信側の表示環境を考慮する

ここまで自分のパソコン側での設定について詳しく解説してきましたが、メールにおけるフォント設定には忘れてはならない重要な視点があります。

それは、「自分が設定したフォントが、必ずしもそのまま相手に見えているわけではない」ということです。

メールの表示は、最終的には受信側のメールソフトやデバイスの設定、インストールされているフォントに依存します。

例えば、あなたが特殊でおしゃれなフォントを使ってメールを送ったとしても、相手のパソコンにそのフォントが入っていなければ、代替の標準的なフォント（MSゴシックなど）に置き換わって表示されてしまいます。

また、相手がセキュリティ上の理由や個人の好みで、すべての受信メールを「テキスト形式」で表示するように設定している場合、あなたのフォント設定は完全に無効化されます。

スマートフォンでメールを見る人も増えており、スマホアプリ側の最適化によってフォントが変わることも日常茶飯事です。

ですから、フォント設定にこだわりすぎるよりも、「標準的で誰にでも読みやすいフォントを選ぶ」という姿勢が、結果として最も相手への配慮になるのです。

設定はあくまで「自分の環境での見やすさ」と「可能な範囲での相手への配慮」と捉え、過度な期待はしない方が賢明かもしれません。

アウトルックのフォント設定についてのまとめ

今回はアウトルックのフォント設定についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。

・アウトルックのフォント設定はファイルタブのオプションから行う

・ひな形およびフォントの設定画面が変更のメイン箇所である

・リボンメニューを使えば作成中のメールだけ一時的に変更できる

・新規メールと返信メールで個別にフォントを設定可能である

・デフォルト設定にするには既定に設定ボタンを活用する

・テーマ機能を使うと全体のフォントを一括管理できる

・ビジネスではメイリオや游ゴシックが見やすくおすすめである

・フォントサイズは10.5から11ポイントが一般的である

・新しいアウトルックでは設定（歯車）から作成と返信に進む

・会社の設定ポリシーによりフォント変更が制限されることもある

・コピペ時の書式混入がフォントが勝手に変わる主な原因である

・テキスト形式ではフォントの設定や装飾は反映されない

・署名のフォントは本文とは別に設定する必要がある

・相手の環境にフォントがない場合は代替フォントで表示される

・受信側がテキスト形式で表示していれば設定は無効になる

アウトルックのフォント設定を適切に行うことは、自分自身の作業効率を上げるだけでなく、メールを受け取る相手への静かな気遣いでもあります。

今回ご紹介した方法を試していただき、ご自身の環境や好みに合った最適な設定を見つけてみてください。

ほんの少しの変化が、毎日のメール業務をより快適なものにしてくれるはずです。

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