Outlookを利用して日々の業務や連絡を行っていると、作成したはずのメールが相手に届かず、手元のフォルダに残ってしまっているという経験をされたことがあるかもしれません。特に「送信トレイ」と「送信済みアイテム」の違いや、なぜメールがそこに留まってしまうのかという仕組みは、意外と正しく理解されていないことが多いものです。アウトルックの送信トレイとはどのような役割を持ち、どのような時に注意が必要なのかを知っておくことで、重要なメールの送信ミスを防ぐことにつながるでしょう。また、もしトラブルが起きた際に、Outlookの送信トレイから送信されない原因を特定したり、アウトルックの送信トレイが表示されないといった表示上の問題を解決したりする手助けにもなります。この記事では、基本的な機能の解説からトラブルシューティングまでを網羅し、安心してメールを利用できる状態を目指します。
・ 送信トレイと送信済みアイテムの明確な違いと役割
・ メールが送信されずに送信トレイに残る主な原因
・ 送信トラブルが起きた際の具体的な確認ポイントと対処法
・ スマホ版Outlookや設定変更を含めた応用的な活用知識
アウトルックの送信トレイとはどのような機能か詳しく解説
ここではアウトルックの送信トレイとは具体的にどのような機能を持っているのか、基本的な仕組みや設定について説明していきます。日常的に何気なく使っているフォルダですが、その挙動を正しく理解することで、メール送信のトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。順に見ていきましょう。
・ 送信済みアイテムとの違いと送信トレイの役割
・ アウトルックの送信トレイに入ってしまう時の状況
・ アウトルックで送信トレイが表示されない場合の確認
・ Outlookの送信トレイから送信する方法の手順
・ 送信トレイのメールが送れてるか確認するポイント
・ Outlookの送信トレイの設定を見直して使う
送信済みアイテムとの違いと送信トレイの役割
メールソフトにおけるフォルダ構成の中で、特に混同しやすいのが「送信トレイ」と「送信済みアイテム」ではないでしょうか。
この二つは名前が似ていますが、その役割は全く異なります。
まず「送信済みアイテム」は、その名の通り、サーバーへの送信処理が完全に終了し、相手に向けて旅立ったメールが保存される場所です。
ここにメールが存在しているということは、少なくともご自身のOutlookからは正常に送り出されたという証拠になります。
一方、「送信トレイ」は、送信ボタンを押した後、実際にサーバーへ送り出されるまでの間、一時的にメールが待機する場所です。
現実の手紙で例えるなら、送信トレイは家の前の郵便ポストやカバンの中にある投函前の手紙であり、送信済みアイテムは郵便局によって集荷され、配達ルートに乗った状態の手紙と言えるでしょう。
通常、インターネット接続が良好であれば、送信ボタンを押した瞬間にメールは一瞬だけ送信トレイに入り、すぐに送信済みアイテムへと移動します。
そのため、普段はこの「送信トレイ」にメールが残っている光景を目にすることは少ないかもしれません。
しかし、何らかの理由で通信ができなかったり、設定によって直ちに送信しないようになっていたりする場合、メールはこの送信トレイに留まり続けます。
つまり、送信トレイにメールがあるということは、まだ相手には送られていない状態を意味します。
この違いを明確に理解しておくことは、メールトラブルの初期対応において非常に重要です。
もし相手から「メールが届かない」と言われた場合、まずは自分の送信済みアイテムを確認し、そこになければ送信トレイを確認するという手順が基本となるからです。
それぞれの役割を把握し、メールが現在どのステータスにあるのかを判断できるようになりましょう。
アウトルックの送信トレイに入ってしまう時の状況
アウトルックを使っていると、意図せずメールがアウトルックの送信トレイに入ってしまう、つまりそこに留まって送信されないという状況に直面することがあります。
これにはいくつかの典型的なパターンが存在します。
最も単純なケースは、インターネットに接続されていない状態で送信ボタンを押した場合です。
外出先でWi-Fiがない環境や、機内モードになっている時などにメールを作成して送信操作を行うと、Outlookは通信が回復するまでそのメールを送信トレイで大切に保管します。
これはエラーではなく、オフライン作業をサポートするための正常な機能と言えます。
通信環境が整った段階で自動的に送信されるのが一般的ですが、手動で送受信を行わないと出て行かないこともあります。
また、添付ファイルのサイズが大きすぎる場合も、送信トレイに居座ってしまう原因となり得ます。
プロバイダやメールサーバーには一度に送信できる容量の上限が設定されていることが多く、それを超えるメールはサーバーに拒否されるか、送信処理がタイムアウトしてしまうため、結果として送信トレイに残ることになります。
さらに、意外と多いのが、送信トレイにあるメールを一度開いて編集状態にしてしまった場合です。
送信トレイ内のメールをダブルクリックして開いたり、プレビュー画面で閲覧したままにしたりすると、メールのステータスが「送信待機中」から「編集中」のような扱いに変わり、自動的な送信処理がストップすることがあります。
この場合、メールの件名などがイタリック体（斜体）ではなく通常の書体で表示されていることが多いため、見た目で判断できることもあります。
このように、送信トレイにメールが入ってしまう状況には、通信環境、ファイル容量、そして操作ミスなど、様々な要因が絡んでいる可能性があるのです。
アウトルックで送信トレイが表示されない場合の確認
Outlookの画面左側には通常、受信トレイや送信済みアイテムと並んで「送信トレイ」というフォルダが表示されています。
しかし、稀にこのアウトルックの送信トレイが表示されない、見当たらないというケースがあります。
これは、いくつかの理由が考えられますが、一つには「送信待ちのメールがない時は非表示になる」という設定や仕様が影響している可能性は低いものの、フォルダの並び順や表示設定によって隠れている場合があります。
また、IMAPやExchangeなどのアカウント設定の種類によっては、フォルダの同期状況により一時的に見えなくなっていることも考えられます。
もし送信トレイが見当たらない場合は、まず左側のフォルダ一覧にある「その他」や「展開用の矢印」をクリックして、隠れているフォルダがないか確認してみましょう。
また、お気に入りセクションに送信トレイを追加していない場合、下の階層のアカウントフォルダの中に埋もれていることもあります。
複数のメールアカウントをOutlookで管理している場合、アカウントごとにフォルダ構成が存在するため、どのアカウントの送信トレイを探しているのかを意識することも大切です。
Aというアカウントのメールを送ろうとしているのに、Bというアカウントの送信トレイを探していても見つかりません。
さらに、ごく稀なケースとして、ビューの設定が変更されており、特定のフォルダが表示されないようフィルタリングされている可能性もあります。
その場合は「表示」タブから「ビューのリセット」などを試すことで、標準的なフォルダ構成に戻ることもあります。
送信トレイが表示されていないと、万が一送信エラーが起きてメールが滞留していても気づくことが遅れてしまいます。
常に送信トレイの存在を意識し、どこにあるかを把握しておくことは、ビジネスメールを確実に届けるためのリスク管理として有効です。
もしどうしても見つからない場合は、一度わざとオフライン状態でテストメールを送信してみると、送信トレイが一時的に生成されたり、太字で強調表示されたりして場所がわかることもあります。
Outlookの送信トレイから送信する方法の手順
送信トレイにメールが残っていることに気づいた場合、それをOutlookの送信トレイから送信する方法を知っておく必要があります。
通常は自動的に送信されるはずですが、何らかの拍子で止まってしまった場合は、手動で背中を押してあげる操作が必要です。
最も基本的な手順は、画面上部にある「送受信」タブをクリックし、「すべてのフォルダーを送受信」ボタンを押すことです。
これにより、Outlookはサーバーとの通信を試み、送信待ちになっているメールを送り出そうとします。
もしこれでも送信されない場合は、送信トレイを開き、対象のメールの状態を確認してください。
先ほど少し触れたように、もしメールのアイコンが開いた封筒の形になっていたり、件名が斜体（イタリック）になっていなかったりする場合は、そのメールが「編集モード」になっている可能性があります。
この状態ではいくら送受信ボタンを押しても送信されません。
解決するには、そのメールをダブルクリックしてもう一度開き、再度「送信」ボタンを押します。
これでメールは再び「送信待機中」のステータス（斜体表示）に戻り、次の送受信のタイミングで送り出されるようになります。
また、送信トレイの中に複数のメールが溜まっていて、先頭のメールがエラーで詰まっているために、後続のメールもすべて巻き添えで止まっているというケースもあります。
この場合は、一番古い（または原因と思われる）メールを一度別の場所（下書きフォルダなど）に移動させるか削除することで、後ろに詰まっていた正常なメールが流れ出すことがあります。
このように、ただ待っているだけでは解消しないことも多いため、状況に応じた適切な手順を踏むことが、迅速な送信完了への鍵となります。
送信トレイのメールが送れてるか確認するポイント
自分が送ったメールが本当に相手に向かっているのか、それともまだ手元にあるのか、送信トレイで送れてるかどうかを確認するポイントはいくつかあります。
最も確実な指標は、やはり「送信トレイ」が空になっているかどうか、そして「送信済みアイテム」にそのメール移動しているかどうかです。
送信ボタンを押した後、送信トレイの横にある数字（未読数やアイテム数を示す数字）が一瞬表示され、すぐに消えれば正常に処理されています。
逆に、送信トレイの横に「1」などの数字が表示され続けている場合は、まだ送れていない状態です。
また、送信トレイの中身を見たときに、メールの送信日時の欄を確認することも有効です。
もし送信ボタンを押した日時が表示されていて、その時間が現在時刻よりもかなり前であるならば、そのメールはずっとそこで立ち往生していることになります。
さらに、Outlookのウィンドウ下部にあるステータスバーにも注目してみましょう。
ここに「送信中…」や「接続中」といったメッセージが表示されている間は処理が進行中ですが、「切断」や「オフライン」と表示されている場合は、物理的に送ることができない状態です。
送れているか不安な時は、まず自分の送信済みアイテムフォルダを見に行き、そこに該当のメールがあるかを探すのが一番の近道です。
そこに存在すれば、Outlookとしての送信責任は果たしています。
もしそこになく、送信トレイにもない場合は、ごく稀ですが「下書き」に戻ってしまっているか、あるいは削除済みアイテムに誤って移動してしまった可能性もゼロではありません。
メール送信の成否はビジネスの信頼に関わる部分ですので、違和感を覚えたらこれら複数のポイントをチェックし、確実に「送信済み」の状態になっていることを見届ける習慣をつけると安心です。
Outlookの送信トレイの設定を見直して使う
Outlookの挙動は設定によってカスタマイズ可能であり、Outlookの送信トレイの設定を見直すことで、使い勝手を向上させたりトラブルを回避したりすることができます。
デフォルトでは、送信ボタンを押すと「直ちに送信する」設定になっていることが一般的ですが、これを変更することで、意図的な「送信保留」を行うことも可能です。
「ファイル」タブから「オプション」を選び、「詳細設定」の中にある「送受信」セクションを確認してみましょう。
ここに「接続したら直ちに送信する」というチェックボックスがあります。
このチェックが入っていれば、送信ボタンを押すと即座にサーバーへの接続が開始されます。
逆に、このチェックを外しておくと、送信ボタンを押してもメールは一旦送信トレイに留まり、次の「送受信」のタイミング（例えば30分ごとの自動送受信や手動での送受信操作）まで待機することになります。
この設定は、メールを書いた直後に「あ、書き忘れた！」と気づくことが多い方にとっては、見直しの時間を作れるというメリットがあります。
しかし、急ぎのメールを送る際にも送信トレイに残ったままになり、送り忘れるリスクもあるため、ご自身の業務スタイルに合わせて設定する必要があります。
また、送受信グループの設定で、自動的に送受信を行う間隔（分単位）を調整することも可能です。
間隔が長すぎると送信トレイに長く留まることになり、短すぎるとPCへの負荷や通信頻度が高くなります。
一般的には10分から30分程度が目安でしょうか。
さらに、送信トレイに残るメールに関連して、TCP/IPのタイムアウト設定などを調整することもありますが、これは上級者向けの設定となります。
まずは基本的な「直ちに送信する」設定がどうなっているかを確認し、自分の意図した挙動になっているかを見直してみることが大切です。
アウトルックの送信トレイとは何かを理解しトラブルを解消
ここでは、前述した基本的な知識を踏まえた上で、実際にトラブルが起きた際のより具体的な対処法や、スマホ版での扱いなどについて説明していきます。送信できないという事態は焦りを生みますが、一つひとつ原因を潰していけば必ず解決策は見つかります。順に見ていきましょう。
・ アウトルックの送信トレイから送信されない時の対処
・ Outlookの送信トレイから送信されない原因とは
・ アウトルックの送信トレイをスマホで確認する場合
・ 滞留メールを再送または削除するための手順
・ サーバーや容量制限が原因で送れないケースの解説
・ アウトルックの送信トレイとはについてのまとめ
アウトルックの送信トレイから送信されない時の対処
いざ重要なメールを送ろうとした時に、アウトルックの送信トレイから送信されないという状況は非常にストレスが溜まるものです。
このような時、まずは落ち着いて基本的な接続状況から再確認することが解決への第一歩となります。
インターネット接続が安定しているか、ブラウザでWebページが開けるかなどを確認しましょう。
もしネット環境に問題がないのであれば、Outlook自体を一度再起動してみるのも有効な手段です。
ソフトウェアの一時的な不具合であれば、再起動するだけで詰まっていたメールがすんなりと送信されることも少なくありません。
それでも解決しない場合、Outlookが「オフライン作業」モードになっていないかをチェックしてください。
「送受信」タブにある「オフライン作業」ボタンが押された状態になっていると、サーバーとの通信が遮断され、すべてのメールが送信トレイに溜まってしまいます。
このボタンをクリックして解除し、ステータスバーの表示が「接続中」になるのを待ちましょう。
また、ウイルス対策ソフトやセキュリティソフトがメールの送信をブロックしているケースもあります。
メールスキャン機能などが誤作動を起こし、送信を妨げている可能性があるため、一時的にセキュリティソフトを無効にして送信できるか試してみるのも一つの切り分け方法です。
ただし、セキュリティを無効にする際はリスクを伴いますので、確認が終わったらすぐに設定を元に戻すことを忘れないでください。
対処療法として、送信トレイにあるメールを一度「下書き」フォルダへ移動させ、そこで内容をコピーして新規メールとして作り直し、再度送信してみるという方法も、原因不明のスタック状態を解消するのによく使われる手です。
Outlookの送信トレイから送信されない原因とは
なぜメールが出て行かないのか、そのOutlookの送信トレイから送信されない原因を深く掘り下げていくと、いくつかの技術的な要因が見えてきます。
前述したファイルサイズやオフライン設定以外にも、メールアカウントの認証エラーが隠れていることがあります。
最近パスワードを変更したのにOutlook側の設定を更新していない場合や、プロバイダ側のセキュリティ強化により設定変更が必要になった場合など、サーバーへのログイン自体が失敗しているために送信できないケースです。
この場合、送受信エラーのウィンドウが表示され、具体的なエラーコードやメッセージが出ていることが多いので、その内容を確認することが重要です。
また、送信しようとしているメールの宛先アドレスに誤りがある場合も、サーバーによっては即座にエラーを返さず、送信トレイで止まってしまうような挙動に見えることがあります（通常は配信不能メールが返ってきますが）。
さらに、Outlookのデータファイル（PSTファイルやOSTファイル）自体が破損していることによって、送信トレイの動作がおかしくなっている可能性も考えられます。
データファイルが壊れていると、メールの移動や保存が正常に行えなくなり、送信プロセスが完了しないのです。
この場合は、Microsoftが提供している修復ツール（スキャンPSTなど）を使用してファイルの修復を試みる必要があります。
原因は一つとは限らず、ネットワークの不安定さと添付ファイルの大きさが組み合わさって起きるなど、複合的な場合もあります。
「何が」原因で止まっているのかを特定するために、エラーメッセージを読み解き、一つずつの可能性を消去法で潰していくアプローチが求められます。
アウトルックの送信トレイをスマホで確認する場合
最近ではPCだけでなく、スマートフォンでメールを確認することも一般的になりましたが、アウトルックの送信トレイをスマホで確認する場合には少し注意が必要です。
PC版のOutlookソフトとスマホアプリのOutlookでは、同期の仕組みや表示が異なることがあるからです。
基本的に、IMAPやExchangeアカウントを使用している場合、PCの送信トレイにあるメール（まだサーバーに送られていないメール）は、サーバーに到達していないため、スマホ側のアプリには表示されません。
PCのローカル環境にある送信トレイに留まっている限り、それは「PCの中にしかないデータ」だからです。
逆に、スマホアプリから送信しようとして電波が悪く送信トレイに残っているメールは、スマホの中にしか存在しません。
つまり、送信トレイの中身はデバイス間で同期されないことが一般的なのです。
「PCで送ったはずのメールが届いていないと言われたので、出先からスマホで送信トレイを確認したい」と思っても、そのPCが手元になければ確認できないケースがほとんどです。
ただし、一度サーバーへのアップロードが試みられ、サーバー側で処理待ちになっているような特殊な状況であれば見える可能性もゼロではありませんが、基本的には「送信トレイはローカルなもの」と考えておいた方が無難です。
スマホアプリ版のOutlookでも、送信トレイ機能自体は存在します。
アプリ内で送信ボタンを押した後、通信環境が悪ければ「送信トレイ」というフォルダが現れ、そこにメールが待機します。
スマホで送信トレイにあるメールを見つけた場合は、電波の良い場所に移動してアプリを開き直し、同期を促すことで送信が完了することが多いです。
デバイスごとの送信トレイの性質を理解し、どの端末から送信操作を行ったかを覚えておくことがトラブル解決の近道です。
滞留メールを再送または削除するための手順
送信トレイに居座り続けているメールをどうにかしたい場合、それを再送するか、あるいはいったん削除してリセットするための適切な手順があります。
まず、送信トレイにあるメールをそのまま削除しようとしても、Outlookが「送信処理中」だと認識している場合はロックがかかっており、削除できないことがあります。
「このアイテムを開けません」や「送信を開始しています」といったエラーが出る場合です。
このような時は、前述の通り、まずOutlookを「オフライン作業」モードに切り替えるのが鉄則です。
通信を遮断することでOutlookによる送信の試行を強制的に止め、メールへのロックを解除します。
オフライン状態で数秒待った後、改めて送信トレイのメールを選択すれば、削除したり別のフォルダへ移動したりできるようになるはずです。
再送を試みたい場合は、削除するのではなく、メールをダブルクリックして開き、再度「送信」ボタンを押すか、あるいは内容をコピーして新しいメールとして作り直すのが安全です。
特に添付ファイルが原因で詰まっている可能性がある場合は、添付ファイルを一度削除してメール本文だけで送れるかテストしてみるのも良いでしょう。
もしそれで送れるなら、原因は添付ファイルにあったと特定できます。
また、宛先が大量に入っているメールもスパム判定などを恐れてサーバーが拒否することがあるため、宛先を分割して送り直すという工夫も必要かもしれません。
削除して作り直す手間はかかりますが、原因を含んだままのメールを何度も再送しようとするよりは、クリアな状態で新規作成した方が結果的に早く解決することが多いのです。
作業が終わったら、必ず「オフライン作業」を解除してオンラインに戻すことを忘れないようにしましょう。
サーバーや容量制限が原因で送れないケースの解説
Outlookの設定や操作に問題がなくても、利用しているメールサーバー側の事情で送信できないケースがあります。
これは、メールボックスの容量オーバーや、送信制限などが該当します。
多くのメールサービスには、メールボックスの最大容量（例えば5GBや50GBなど）が決められています。
もしこの容量がいっぱいになっていると、新たなメールを受信できないだけでなく、送信したメールのコピーを「送信済みアイテム」に保存できなくなるため、結果として送信処理自体がエラーとなり、送信トレイに残ってしまうことがあります。
この場合は、不要なメールを削除して空き容量を確保する必要があります。
また、送信メールの1通あたりのサイズ制限（一般的には20MB〜25MB程度）を超えている場合も、サーバーによって拒否されます。
添付ファイルを圧縮するか、クラウドストレージのリンクを送る形式に変更するなどの対応が必要です。
さらに、短時間に大量のメールを送信しようとした場合、スパムメール送信者と誤認され、サーバー側で一時的に送信制限がかけられることもあります。
これはセキュリティ上の仕様であり、一定時間が経過するまで解除されないことが多いです。
企業のメールサーバーを使用している場合は、システム管理者によって独自の制限ポリシーが設けられていることもあります。
例えば、外部への添付ファイル送信が禁止されていたり、特定のドメインへの送信が制限されていたりする場合です。
何をやっても送信できない、設定も合っているはずだという場合は、一度サーバー側の制限に引っかかっていないか、プロバイダのサポートページや社内のシステム担当者に確認してみることをお勧めします。
サーバー側の問題は、手元のOutlookの設定だけでは解決できないため、早めの切り分けが肝心です。
アウトルックの送信トレイとはについてのまとめ
今回はアウトルックの送信トレイの機能や、送信済みアイテムとの違いについてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・ 送信トレイはメールがサーバーへ送られる前の一時的な待機場所である
・ 送信済みアイテムは送信処理が完了したメールが保存される場所である
・ 両者の違いを理解することはトラブルシューティングの基本である
・ オフライン状態や巨大な添付ファイルが原因で送信トレイに残ることがある
・ 送信トレイ内のメールを開封すると編集モードになり送信が止まる場合がある
・ 送信トレイが見当たらない時はフォルダ一覧の表示設定を確認する
・ 送信ボタンを押しても送れない時は手動で送受信ボタンを押してみる
・ 送信ステータスはメールの件名が斜体になっているかで判断できる
・ 接続したら直ちに送信するというオプション設定が影響することもある
・ PCの送信トレイにあるメールはスマホアプリ側には同期されない
・ 送信トレイのメールが削除できない時はオフライン作業モードを活用する
・ メールを作り直すことで原因不明のエラーが解消されることも多い
・ サーバーの容量不足や送信制限が原因で送れないケースもある
・ ウイルス対策ソフトが送信をブロックしている可能性も考慮する
・ 困った時はエラーメッセージの内容をよく確認することが解決への近道だ
Outlookは非常に多機能なメールソフトですが、その分だけ設定や挙動が複雑に感じられることもあるでしょう。
しかし、送信トレイという一つのフォルダの役割を深く知るだけでも、「メールが届かない」という不安に対して冷静に対処できるようになります。
本記事で紹介した知識が、日々のスムーズなメールコミュニケーションの一助となれば幸いです。
これはCTAサンプルです。
内容を編集するか削除してください。
