ビジネスシーンやプライベートでメールを利用する際、相手の環境やセキュリティを考慮して、Outlookのメール形式を変更したいと考える場面は少なくありません。
特に、装飾が可能なHTML形式から、シンプルで互換性の高いテキスト形式へ切り替えたいというニーズは多いものです。
しかし、設定場所が分からなかったり、OutlookでHTML形式の変更ができないといったトラブルに直面したりすることもあるかもしれません。
本記事では、アウトルックテキスト形式変更の具体的な手順や、うまく変更できない場合の対処法について詳しく解説していきます。
この記事を読むことで、以下の内容が理解できます。
・ 新規作成や返信時のOutlookメール形式変更の手順
・ OutlookでHTML形式を変更できない際の原因と対策
・ テキスト形式とHTML形式の違いやそれぞれのメリット
・ Outlookテキスト形式変更がグレーアウトする場合の対応
アウトルックテキスト形式変更の基本手順とメール形式の変え方
ここではアウトルックテキスト形式変更の基本的な操作方法や設定について説明していきます。
日常的に使う機能だからこそ、スムーズに切り替えられるようにしておくと便利かもしれません。
基本的な設定から、特定の状況下での変更方法まで、順に見ていきましょう。
・ 新規作成時のOutlookメールテキスト形式の変更
・ HTML形式とテキスト形式の違いと変更のメリット
・ Outlookテキスト形式やHTML形式を変更する設定
・ アウトルックのテキスト形式変更と返信の注意点
・ 受信メールを常にテキスト形式で表示する方法
・ Outlookの返信でテキスト形式をデフォルトにする
新規作成時のOutlookメールテキスト形式の変更
Outlookで新しくメールを作成する際、デフォルトの設定がHTML形式になっていることが多いかもしれません。
しかし、送信先によってはテキスト形式が好まれる場合もあるため、その都度変更する方法を知っておくと役立ちます。
まず、Outlookを起動し「新しいメール」をクリックしてメッセージ作成画面を開きます。
画面上部にあるタブの中から「書式設定」という項目を探してみてください。
そこを選択すると、リボンメニューの中に「形式」というグループが表示されるはずです。
その中に「HTML」「テキスト」「リッチテキスト」という選択肢が並んでいます。
ここで「テキスト」を選択することで、作成中のメールをテキスト形式に変更することが可能です。
この操作を行うと、文字の装飾や画像が削除される旨の警告が出る可能性がありますが、そのまま続行することで形式が切り替わります。
Outlookのメール形式を変更する最も基本的な手順ですので、まずはここから確認してみると良いでしょう。
HTML形式とテキスト形式の違いと変更のメリット
Outlookでテキスト形式やHTML形式を変更する前に、それぞれの違いを理解しておくことは重要です。
HTML形式は、文字の色を変えたり、太字にしたり、画像を本文中に埋め込んだりと、表現力豊かなメールを作成できるのが特徴と言えます。
一方、テキスト形式は文字情報のみで構成され、装飾や画像の埋め込みはできません。
では、なぜあえて表現力の低いテキスト形式を選ぶのでしょうか。
その最大のメリットは「互換性」と「セキュリティ」にあると考えられます。
テキスト形式はどのようなメールソフトやデバイスでも、ほぼ同じように表示される可能性が高いです。
また、HTMLメールには悪意のあるプログラムや追跡用のコードが埋め込まれるリスクがゼロではありません。
そのため、セキュリティ意識の高い企業や個人の場合、テキスト形式でのやり取りを推奨していることもあるのです。
相手に確実に情報を伝え、かつ安心感を与えるために、形式を使い分ける意識を持つと良いかもしれません。
Outlookテキスト形式やHTML形式を変更する設定
毎回手動で形式を変更するのが手間だと感じる場合は、初期設定を変更してしまうのも一つの方法です。
Outlookの全体設定を変更することで、新規作成するメールを最初からテキスト形式にすることができます。
手順としては、まずOutlookの画面左上にある「ファイル」タブをクリックします。
次に、左側のメニューから「オプション」を選択してください。
「Outlookのオプション」というウィンドウが開いたら、左側のリストから「メール」を選びます。
その中にある「メッセージの作成」というセクションを見てみましょう。
「次の形式でメッセージを作成する」というドロップダウンリストがあるはずです。
ここで「テキスト形式」を選択し、画面右下の「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。
これで、次回から「新しいメール」を作成する際、自動的にテキスト形式が適用されるようになるでしょう。
もちろん、必要に応じて作成画面でHTML形式に戻すことも可能です。
アウトルックのテキスト形式変更と返信の注意点
メールのやり取りにおいて、受信したメールへの返信時にアウトルックテキスト形式変更を返信の設定で行いたい場合もあるでしょう。
通常、Outlookの仕様として、返信時のメール形式は「元のメールの形式」を引き継ぐ傾向があります。
つまり、相手からHTML形式で送られてきたメールに返信する場合、自動的にHTML形式で作成されることが多いのです。
もし、これをテキスト形式で返信したい場合は、返信画面が開いた状態で、新規作成時と同様に「書式設定」タブから「テキスト」を選択し直す必要があります。
このひと手間を加えることで、相手の環境に合わせた形式で返信することができるようになります。
特に、相手がフィーチャーフォン（ガラケー）を使用している場合や、通信環境が不安定な場所にいる場合など、容量の軽いテキスト形式が喜ばれることもあるかもしれません。
相手への配慮として、形式の変更を意識してみるのも良いコミュニケーションの一つと言えるでしょう。
受信メールを常にテキスト形式で表示する方法
自分が送信するメールだけでなく、受信したメールもすべてテキスト形式で読みたいという場合もあるかもしれません。
これはセキュリティ対策として非常に有効な手段の一つと考えられています。
Outlookには、受信したすべてのメッセージを標準のテキスト形式で読み取る設定が存在します。
設定方法は、「ファイル」タブから「オプション」を開き、左側メニューの一番下にある「トラストセンター（セキュリティセンター）」を選択します。
次に「トラストセンターの設定」ボタンをクリックし、開いた画面で「電子メールのセキュリティ」を選んでください。
その中に「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」というチェックボックスがあるはずです。
ここにチェックを入れて「OK」を押すと、HTML形式で届いたメールも、表示上はテキスト形式に変換されて表示されるようになります。
画像などが表示されなくなりますが、ウイルス感染のリスクを低減させる効果が期待できるでしょう。
Outlookの返信でテキスト形式をデフォルトにする
Outlookの返信でテキスト形式をデフォルトにしたいと考えるユーザーは少なくありません。
前述の通り、基本的には受信メールの形式が優先されますが、設定を工夫することでテキスト形式での返信を促すことは可能です。
先ほど紹介した「受信メールを常にテキスト形式で表示する」設定を有効にしていると、返信時にもテキスト形式が適用される可能性が高まります。
受信した時点でテキスト形式として扱われているため、そのメールに対する返信も自然とテキスト形式になるという仕組みです。
ただし、この設定を行うと、HTMLメール本来のデザインが見えなくなるというデメリットも考慮する必要があります。
完全に返信時だけを強制的にテキスト形式にする独立した設定項目は、バージョンによっては見当たらないこともありますが、読み取り設定と組み合わせることで、希望に近い挙動を実現できるかもしれません。
自分の利用スタイルに合わせて、最適な設定バランスを探ってみると良いでしょう。
アウトルックテキスト形式変更ができない時の対処法とポイント
ここでは、設定しようとしてもOutlookでHTML形式の変更ができない場合や、ボタンが押せない場合の対処法について解説します。
システム上の制約や、予期せぬ設定が影響している可能性も考えられます。
あきらめる前に、いくつかの確認ポイントをチェックしてみることで解決の糸口が見つかるかもしれません。
・ Outlookでメールのテキスト形式を変更できない場合
・ Outlookのテキスト形式変更がグレーアウトする謎
・ Outlook返信時にテキスト形式が変更できない理由
・ スマホ版Outlookでテキスト形式を変更する可能性
・ セキュリティ対策としてのテキスト形式変更の重要性
・ アウトルックテキスト形式変更についてのまとめ
Outlookでメールのテキスト形式を変更できない場合
いざ形式を変えようとしても、Outlookメールでテキスト形式を変更できないという事象が発生することがあります。
このような場合、まずはOutlookのバージョンや使用しているアドインを確認してみると良いかもしれません。
特定のアドインがメール作成画面の挙動に干渉し、書式設定の変更を阻害している可能性も考えられます。
一度、Outlookをセーフモードで起動し、アドインなしの状態で変更ができるか試してみるのも一つの手段です。
また、組織で使用しているOutlookの場合、システム管理者がグループポリシーによって設定を固定している可能性もゼロではありません。
会社のルールとしてHTML形式が標準化されていたり、逆にテキスト形式に固定されていたりする場合、個人の操作では変更できないことがあります。
もし設定変更が反映されない場合は、一度社内のIT担当部署に確認してみることも検討してみましょう。
Outlookのテキスト形式変更がグレーアウトする謎
「書式設定」タブを開いても、Outlookでテキスト形式の変更ができないグレーアウトの状態になっていることがあります。
この現象は、特にメールの返信を閲覧ウィンドウ内（インライン）で行っている際に見られることがあるかもしれません。
簡易的な返信モードでは、一部の機能が省略されているため、書式変更が即座に行えない場合があります。
この場合の解決策として、返信画面を「ポップアップ（別ウィンドウ）」で開くという方法が有効です。
返信作成画面の上部にある「ポップアウト」や「別ウィンドウで開く」ボタンをクリックすることで、通常のメール作成画面が表示されます。
その状態であれば、「書式設定」タブが有効になり、グレーアウトしていた形式変更の選択肢が選べるようになる可能性が高いです。
画面の表示モードによって機能制限がかかっているだけかもしれませんので、ウィンドウの状態を確認してみましょう。
Outlook返信時にテキスト形式が変更できない理由
Outlookの返信でテキスト形式を変更できないその他の理由として、元のメールに特殊な属性が付与されているケースが考えられます。
例えば、会議の出席依頼や、投票ボタン付きのメール、あるいはIRM（Information Rights Management）によって保護されたメールなどです。
これらのメールは、機能性を維持するために特定の形式が必須となっている場合があり、ユーザーが自由にテキスト形式へ変更することを制限している可能性があります。
また、リッチテキスト形式（RTF）を使用している組織内メールの場合も、外部への送信時に形式変換がうまくいかないケースがあるかもしれません。
形式変更ができないときは、そのメールが単なるメッセージではなく、特別な機能を持ったメールではないかを確認してみると良いでしょう。
どうしてもテキストのみで送りたい場合は、本文をコピーして、新規メールとして作成し直すというアナログな方法も、最終手段として有効かもしれません。
スマホ版Outlookでテキスト形式を変更する可能性
近年ではPCだけでなく、スマートフォンでメールを確認・返信することも増えています。
しかし、スマホ版のOutlookアプリでは、PC版ほど細かな書式設定ができないことが多いです。
現在の仕様では、スマホアプリ版で作成するメールの形式を、ユーザーが任意に「HTML」か「テキスト」かで切り替えるスイッチが見当たらないことがあります。
多くの場合、スマホアプリからの送信はシンプルなHTML形式、あるいは自動判定で送信されているようです。
そのため、スマホから確実にテキスト形式で送りたいと思っても、設定項目が見つからずに戸惑うことになるかもしれません。
現時点でのアプリの仕様である可能性が高いため、どうしても厳密なテキスト形式が必要な場合は、PC版のOutlookを利用するか、Webブラウザ版（Outlook on the web）から設定を確認してみるのが賢明と言えるでしょう。
アプリのアップデートによって機能が追加される可能性もあるため、最新情報をチェックしておくことも大切です。
セキュリティ対策としてのテキスト形式変更の重要性
ここまで手順やトラブル対応について触れてきましたが、改めてセキュリティの観点からテキスト形式への変更を考えることは有意義です。
HTMLメールは便利ですが、その構造上、悪意のあるスクリプトを実行させたり、画像を表示させることでメールを開封したかどうかを送信者に通知したりする仕組みが悪用されることがあります。
これに対し、テキスト形式は単なる文字の羅列であるため、プログラムが勝手に実行されるリスクが極めて低いと言えます。
特に、不特定多数からメールを受信する業務や、機密情報を扱う部署においては、Outlookのメール形式を変更してテキスト形式を標準にすることは、防御策として有効な選択肢となり得ます。
単なる好みの問題ではなく、リスク管理の一環として形式を選択するという視点を持つことで、より安全なメール運用が可能になるかもしれません。
もちろん、利便性とのバランスを考慮する必要はありますが、安全性を最優先する場合、テキスト形式の利用価値は非常に高いと言えるでしょう。
アウトルックテキスト形式変更についてのまとめ
今回はアウトルックテキスト形式変更の手順や、OutlookでHTML形式の変更ができない場合の対処法についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・ Outlookのメール形式は「書式設定」タブから変更が可能である
・ 新規作成時のデフォルト形式はオプション設定で固定できる
・ テキスト形式は装飾がない分、互換性が高く容量も軽い
・ HTML形式は表現力が高いがセキュリティリスクも存在する
・ 返信時のメール形式は基本的に元のメールの形式を引き継ぐ
・ 返信時に形式を変えるには手動での切り替えが必要である
・ 受信メールをすべてテキスト形式で読み取る設定も存在する
・ 全文をテキスト表示する設定はウイルス対策として有効である
・ 変更ボタンがグレーアウトする場合は別ウィンドウ表示を試す
・ インライン返信では書式変更機能が制限されることがある
・ 会議通知や保護されたメールは形式変更できない場合がある
・ スマホ版アプリでは形式変更の自由度が低い可能性がある
・ 組織のポリシーで形式が固定されているケースも考えられる
・ アドインの干渉が形式変更を妨げている可能性もある
・ 用途や相手に合わせて適切な形式を選ぶことが大切である
メール形式の変更は、一見小さな操作のように思えるかもしれませんが、円滑なコミュニケーションやセキュリティの向上に大きく寄与するものです。
本記事で紹介した手順や考え方を参考に、ご自身の環境に合わせた最適なOutlookの設定を見つけてみてはいかがでしょうか。
少しの工夫で、日々のメール業務がより快適で安全なものになることを願っています。
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