ビジネスやプライベートで頻繁に使用されるメールソフトのアウトルックですが、ファイルを添付して送信しようとした際にエラーメッセージが表示され、困ってしまった経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。特にビジネスシーンでは、重要な資料や画像データを送る機会が多く、アウトルックの添付容量について正しい知識を持っておくことは非常に大切です。実はメールには1通ごとに送れるサイズの制限が設けられており、それを超えると相手に届かないだけでなく、送信作業自体が完了しない場合があります。
本記事では、アウトルック添付容量の基本的な制限や、なぜ容量オーバーが起きるのかという仕組み、そして万が一ファイルサイズが大きすぎてしまった場合の具体的な対処法について詳しく解説していきます。状況に応じた適切なファイルの送り方をマスターすれば、今後の業務効率も大きく向上するはずです。
この記事を読むことで得られるメリットは以下の通りです。
・ アウトルックの添付ファイルに関する容量制限のルールが明確になる
・ 容量オーバーでメールが送れない原因とメカニズムを理解できる
・ ファイル圧縮やクラウドサービスを活用した送信テクニックがわかる
・ アウトルックの設定や運用における容量制限の解除可能性を知れる
アウトルックの添付容量制限と仕組みについて
ここではアウトルックの添付容量制限と仕組みについて説明していきます。メールを利用する上で避けては通れないファイルサイズの制限ですが、その基準や確認方法を知っておくことでトラブルを未然に防ぐことができます。Outlookメールの容量に関する基本的なルールから、制限解除の可能性まで順に見ていきましょう。
・ Outlookメールの容量は1通どれくらい？
・ アウトルックメールの送信容量に関する規定
・ Outlookで添付ファイル容量確認をする手順
・ Outlookの添付ファイルが容量オーバーになる訳
・ Outlookメールが容量オーバーした時の挙動
・ Outlookの添付ファイル容量制限の解除について
Outlookメールの容量は1通どれくらい？
日常的に利用しているOutlookメールですが、その容量には1通ごとに明確な制限が設けられていることをご存知でしょうか。一般的に、インターネットメールの標準的な添付ファイルサイズの上限は、20MBから25MB程度に設定されているケースが多く見られます。Outlookの場合も例外ではなく、利用しているメールサーバーの種類や契約しているプロバイダの設定によって異なりますが、既定値として20MBが上限となっていることが多いようです。
しかし、ここで注意が必要なのは「20MBのファイルまで添付できるわけではない」という点です。メールシステムには、添付ファイルを送信する際にデータを変換する仕組みがあり、これによって実際のファイルサイズよりもデータ量が増加してしまうからです。そのため、手元のパソコン上でファイルサイズが20MBギリギリであった場合、添付して送信しようとすると制限を超えてしまう可能性が高くなります。
また、送信側だけでなく受信側のメールサーバーにも容量制限が存在します。仮にこちらから大容量のファイルを送信できたとしても、相手のメールボックスの制限が厳しければ、メールは届かずにエラーとして返ってきてしまうでしょう。このように、Outlookメールの容量は1通あたり20MB前後が目安とされていますが、安全に送るためにはさらに余裕を持ったサイズに抑える必要があるのです。まずはご自身が利用している環境の制限値を把握することが第一歩と言えるでしょう。
アウトルックメールの送信容量に関する規定
アウトルックメールの送信容量に関する規定は、単なるソフトウェアの仕様だけでなく、利用しているメールサービスのポリシーに大きく依存します。例えば、https://www.google.com/search?q=%E7%84%A1%E6%96%99%E3%81%AEOutlook.comを利用している場合と、企業で契約しているMicrosoft 365（旧Office 365）やExchange Onlineを利用している場合とでは、扱える容量の上限が異なる可能性があります。
多くの企業環境では、システム管理者がセキュリティやサーバー負荷を考慮して、独自の送信容量制限を設けていることがあります。これは、巨大なファイルが無制限に行き来することでネットワーク帯域が圧迫されたり、サーバーのストレージが急激に消費されたりするのを防ぐためです。したがって、アウトルックのソフト上で設定を変更しようとしても、組織全体のポリシーとして制限されている場合は、個人の判断で上限を超えるファイルを送ることは難しいのが現状です。
さらに、プロバイダによっては送信メールの総容量だけでなく、メールボックス全体の保存容量にも制限を設けていることがあります。送信トレイに残る送信済みメールも容量を消費するため、巨大な添付ファイルを頻繁に送っていると、気づかないうちにメールボックスがいっぱいになり、新たなメールの送受信ができなくなるリスクも考えられます。アウトルックメールの送信容量については、単に「送れるか送れないか」だけでなく、組織の規定やプロバイダのルールを総合的に理解しておくことが求められます。
Outlookで添付ファイル容量確認をする手順
ファイルを添付する前に、Outlookで添付ファイル容量確認をする手順を習慣づけることは非常に有効です。送信ボタンを押してからエラーが出るのを待つのではなく、事前にサイズを把握しておけば、圧縮するべきか、別の手段を使うべきかの判断がスムーズに行えるからです。
最も基本的な確認方法は、ファイルを添付した後にOutlookのメール作成画面上でサイズを確認することです。添付ファイルの名前の下や横に、ファイルサイズが表示される場合が多いですが、バージョンによっては詳細が表示されないこともあります。その場合は、エクスプローラーなどのフォルダ画面で、対象となるファイルを右クリックし、「プロパティ」を選択してサイズを確認するのが確実です。ここで表示される「サイズ」と「ディスク上のサイズ」がありますが、基本的には「サイズ」の方を参照すると良いでしょう。
また、複数のファイルを添付する場合は、それぞれのサイズの合計値が制限内に収まっているかを計算する必要があります。Outlookには、添付ファイルの合計サイズが一定量を超えた際に警告を出してくれる機能が備わっていることもありますが、すべてのバージョンで機能するとは限りません。そのため、ご自身で合計サイズを意識しておくことが大切です。特に高解像度の写真や動画、複雑な図表を含んだプレゼンテーション資料などは、想像以上に容量が大きくなっていることがあるため、事前の容量確認はトラブル回避の鍵となります。
Outlookの添付ファイルが容量オーバーになる訳
なぜ、20MBの制限に対して19MBのファイルを添付しただけで、Outlookの添付ファイルが容量オーバーになってしまうのでしょうか。この現象には、電子メールの仕組みが深く関わっています。電子メールは本来、テキスト（文字）データを送るために設計されたシステムであり、画像やExcel、Wordといったバイナリデータをそのまま送ることができません。
そこで、添付ファイルを送る際には「MIME（マイム）」と呼ばれる規格を用いて、バイナリデータをテキストデータに変換する処理が行われます。これを「エンコード」と呼びますが、一般的に採用されているBase64という方式でエンコードを行うと、元のデータサイズが約1.3倍から1.4倍程度に膨れ上がってしまうのです。これが、添付ファイルが容量オーバーになる主な理由です。
つまり、制限が20MBの場合、実際に添付できるファイルのサイズは、20MB ÷ 1.37 ≈ 約14.6MB 程度が上限の目安となります。これを知らずに「制限内だから大丈夫」と思って送信すると、エンコード後のサイズが上限を超えてしまい、エラーが発生することになります。Outlookの添付ファイルが容量オーバーになる訳を理解していれば、ギリギリのサイズを攻めるのではなく、余裕を持ってファイルを準備する必要があることに気づけるはずです。システム上の不可避な仕様であることを認識し、余裕を持ったサイズ管理を心がけましょう。
Outlookメールが容量オーバーした時の挙動
実際にOutlookメールが容量オーバーしてしまった時、どのような挙動や表示が出るのかを知っておくと、慌てずに対処できます。最も一般的なのは、送信ボタンを押した直後、あるいは送信中に「添付ファイルのサイズがサーバーの許容範囲を超えています」といった旨のエラーメッセージが表示されるパターンです。
このエラーメッセージは、利用しているOutlookのバージョンやメールサーバーの種類によって文言が異なります。「メッセージのサイズが制限を超えています」「このメッセージを送信できませんでした」といった簡素なものから、具体的な制限サイズを示してくれる親切なものまで様々です。いずれにしても、この表示が出た場合は、そのままではメールを送ることができません。
また、場合によっては送信トレイにメールが残り続け、何度も送信を試みては失敗するというループ状態に陥ることもあります。こうなると、他の正常なメールの送信まで阻害されてしまう可能性があるため、注意が必要です。その際は、一度送信トレイを開き、該当する容量オーバーのメールを削除するか、別のフォルダへ移動させて送信処理を停止させる必要があります。Outlookメールが容量オーバーした時の挙動は、単なる通知だけでなく、メールソフト全体の動作に影響を与えることもあるため、エラーが出たら速やかに対処することが重要です。
Outlookの添付ファイル容量制限の解除について
制限が厳しいと感じる場合、Outlookの添付ファイル容量制限の解除が可能かどうか気になる方も多いでしょう。技術的な観点から言えば、レジストリと呼ばれるWindowsの設定情報を編集することで、Outlookソフト側が認識する添付ファイルの制限値を変更できる可能性はあります。
具体的には、レジストリエディタを開き、Outlookのバージョンに対応したパラメータを追加または変更することで、制限を緩和したり、あるいは制限を無効化したりする設定が存在します。しかし、この方法はパソコンのシステム深部を触る操作であり、誤った設定を行うとOutlookだけでなくWindows全体の動作に不具合をきたすリスクがあるため、上級者向けの方法と言えます。
さらに重要なのは、手元のOutlookの設定で制限を解除したとしても、実際にメールを配送するメールサーバー側の制限は解除されないという点です。いくらソフト側で「100MBまで許可」と設定しても、通る道のサーバーが「20MBまで」と決めていれば、結局はサーバー側で弾かれて送信できません。したがって、Outlookの添付ファイル容量制限の解除については、個人のPC設定だけで完結する問題ではなく、利用しているメールサービスの仕様に依存するため、実質的には解除が難しいケースがほとんどであると認識しておいた方が無難かもしれません。
アウトルック添付容量を超えた場合のファイルの送り方
ここではアウトルック添付容量を超えた場合のファイルの送り方について説明していきます。容量制限に引っかかってしまったからといって、ファイルを送ることを諦める必要はありません。ビジネスの現場でもよく使われる代替手段やテクニックを駆使すれば、スムーズに相手にデータを届けることが可能です。具体的な解決策を順に見ていきましょう。
・ Outlookの添付ファイル容量を圧縮する方法
・ Outlook添付ファイルを圧縮しても送れない時
・ OneDriveを活用して大容量ファイルを送る
・ 外部のファイル転送サービスを利用するメリット
・ 分割してメール送信する際のマナーと注意点
・ アウトルック添付容量に関するまとめ
Outlookの添付ファイル容量を圧縮する方法
ファイルサイズが大きくて送れない場合、まず試すべき基本の対策は、Outlookの添付ファイル容量を圧縮することです。ファイルを圧縮することでデータサイズを小さくし、制限内に収めることができれば、特別なツールを使わずに通常のメールとして送信できます。
Windowsには標準でZIP形式への圧縮機能が備わっています。手順は非常にシンプルで、圧縮したいファイルまたはフォルダを選択し、右クリックメニューから「送る」→「圧縮（zip形式）フォルダー」を選ぶだけです。すると、元のファイルと同じ場所に、チャックのついたアイコンの圧縮フォルダが作成されます。この圧縮されたファイルをメールに添付することで、容量を削減できる可能性があります。
WordやExcel、PowerPointなどのオフィス文書ファイルや、テキストデータ、BMP形式の画像などは、圧縮によるサイズ削減効果が高い傾向にあります。一方で、JPEG画像やMP4動画などは、すでにデータ構造自体が圧縮されている形式であるため、ZIP圧縮を行っても劇的にサイズが小さくなることは期待できません。とはいえ、複数のファイルを一つのフォルダにまとめて送りたい場合などには、整理整頓の意味でも圧縮は有効です。まずはこの方法を試し、Outlookの添付ファイル容量を圧縮して制限クリアを目指してみましょう。
Outlook添付ファイルを圧縮しても送れない時
ZIP圧縮を試みたものの、サイズがあまり変わらなかったり、元々のファイルが巨大すぎて制限値を下回らなかったりすることもあります。Outlook添付ファイルを圧縮しても送れない時は、メールへの直接添付という方法を見直すタイミングかもしれません。
特に動画ファイルや高解像度の画像データ、大量のページ数があるPDF資料などは、圧縮率が低く、メール添付に適さないケースが多々あります。無理に圧縮率を高める専門的なソフトを使うことも考えられますが、相手が解凍するためのソフトを持っていなければファイルを開けないという新たな問題を生む可能性があります。また、仮にギリギリ容量内に収まったとしても、受信側のメールボックス容量を圧迫し、迷惑をかけてしまうことも考慮しなければなりません。
このように、Outlook添付ファイルを圧縮しても送れない状況においては、「メールにファイルを付ける」という発想から、「ファイルの保管場所をメールで知らせる」という発想へ切り替えることが重要です。クラウドストレージや転送サービスといった代替手段は、今やビジネスシーンにおける標準的な選択肢となっています。無理にメールだけで完結させようとせず、よりスマートで安全な送信方法を検討することが、結果として業務の円滑化につながります。
OneDriveを活用して大容量ファイルを送る
Microsoft製品であるOutlookと非常に相性が良いのが、クラウドストレージサービスのOneDriveです。Outlookには、大容量ファイルをOneDrive経由で送信する機能が統合されており、シームレスに連携できる点が大きな強みです。
具体的な手順としては、メール作成画面でファイルを添付する際に、「リンクの共有」や「OneDriveにアップロードして共有」といったオプションを選択します。これを行うと、ファイルの実体はメールに添付されず、代わりにOneDrive上のファイルへのアクセスリンク（URL）がメール本文に挿入されます。受信者はそのリンクをクリックすることで、ブラウザ経由でファイルをダウンロードしたり閲覧したりすることができます。
この方法のメリットは、メール自体の容量は数KB程度で済むため、容量制限を気にする必要がなくなることです。また、数百MBや数GBといった巨大なファイルでも共有が可能になります。さらに、OneDriveの設定でリンクに有効期限を設けたり、パスワードを設定したりすることもできるため、セキュリティ面でも安心感があります。Outlookを利用しているのであれば、OneDriveを活用して大容量ファイルを送る方法は、最も手軽で推奨される解決策の一つと言えるでしょう。
外部のファイル転送サービスを利用するメリット
OneDriveなどのクラウドストレージが社内の規定で制限されている場合や、相手の環境に合わせて別の方法をとりたい場合には、外部のファイル転送サービスを利用するのも一つの手です。インターネット上には、無料で大容量ファイルを送信できるサービスが数多く存在します。
これらのサービスを利用するメリットは、何と言ってもその手軽さと、メールシステムに依存しない点にあります。使い方は、サービス提供サイトにアクセスし、送りたいファイルをアップロードすると発行されるダウンロードURLを、メールで相手に伝えるだけです。会員登録不要で使えるサービスも多く、急ぎの場合でもすぐに対応できます。
また、多くの転送サービスでは、ファイルの保存期間が設定されており、一定期間が過ぎると自動的に削除される仕組みになっています。これにより、データがネット上に残り続けるリスクを低減できます。さらに、ダウンロード通知機能があるサービスを使えば、相手がいつファイルを受け取ったかを確認できるため、ビジネス上のやり取りでも安心です。ただし、無料版では広告が表示されたり、セキュリティレベルがサービスによって異なったりするため、機密情報を扱う際は信頼できるサービスを選ぶか、パスワード保護機能などをしっかり活用することが外部のファイル転送サービスを利用する上でのポイントです。
分割してメール送信する際のマナーと注意点
ファイルを送る手段として、一つの大きなファイルを複数の小さなファイルに分割し、何通かのメールに分けて送るという方法もあります。専用のファイル分割ソフトを使ったり、資料を章ごとに別ファイルにしたりして送信しますが、これを行う際には分割してメール送信する際のマナーと注意点を十分に理解しておく必要があります。
かつては分割送信が一般的なテクニックだった時代もありましたが、現在ではあまり推奨されない傾向にあります。理由としては、受信側の手間が非常に増えることが挙げられます。分割されたファイルを全て受信し、結合ソフトを使って元の状態に戻す作業は、相手にとって大きな負担となりかねません。また、大量のメールが連続して届くことで、相手の受信トレイを埋め尽くしてしまい、他の重要なメールを見落とさせる原因にもなります。
もし、やむを得ず分割して送る場合は、事前に相手の承諾を得ることがマナーとして求められます。「ファイルサイズが大きいため、〇通に分けて送信させていただきます」と一言連絡を入れるなどの配慮が必要です。また、件名に「（1/3）」「（2/3）」のように番号を振り、全部で何通あるのかが一目でわかるようにする工夫も大切です。基本的にはクラウドや転送サービスの利用を優先し、それらが使えない特殊な事情がある場合の最終手段として考えるのが良いでしょう。
アウトルック添付容量に関するまとめ
今回はアウトルック添付容量についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・ Outlookの添付容量制限は一般的に20MB程度であることが多い
・ メール送信時にはエンコード処理でサイズが約1.3倍に増加する
・ 実際のファイルサイズは制限値より余裕を持って小さくする必要がある
・ 組織やプロバイダの設定により送信可能な容量は異なる
・ 送信前にプロパティなどでファイルサイズを確認する習慣が大切だ
・ 容量オーバー時はエラーメッセージが表示され送信が中断される
・ レジストリ操作での制限解除はサーバー制限があるため効果が薄い
・ ファイル圧縮は手軽な対策だが効果が出ないファイル形式もある
・ 圧縮しても送れない場合はクラウドストレージの利用が推奨される
・ OneDriveのリンク共有機能はOutlookとの連携がスムーズである
・ 外部のファイル転送サービスも大容量送信の有効な手段である
・ 分割送信は受信者の負担になるためマナーとして注意が必要だ
・ メールボックスの容量不足も送受信エラーの原因になり得る
・ セキュリティと利便性のバランスを考えた送信方法を選ぶべきだ
・ エラーが出た際は焦らずに代替手段への切り替えを検討する
アウトルックでのファイル送信における容量制限は、仕組みさえ理解していれば決して怖いものではありません。
大切なのは、一つの方法に固執せず、状況に合わせて圧縮やクラウドサービスを柔軟に使い分けることです。
この記事で紹介した知識を活用し、スムーズでストレスのないメールコミュニケーションを実現していただければ幸いです。
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