エクセルを使って名簿やリストを作成していると、データの順番を整える必要が出てくる場面が多々あります。特に名前や名称を扱うリストでは、読みやすいようにあいうえお順に並べたいと考えるのが一般的ではないでしょうか。しかし、単純に並び替えのボタンを押しただけでは、期待通りに並ばないことがあります。見た目は漢字であっても、エクセル内部が認識している情報が異なると、思い通りの順序にならない場合があるためです。この記事では、エクセルでの並び替えを五十音順にする方法や、うまくいかない原因となるふりがなの設定について詳しく解説していきます。
・エクセルで名前が正しく並ばない原因と仕組みが理解できる
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・ふりがな情報の確認方法や修正のテクニックが習得できる
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・関数を活用して効率的に五十音順へ整える方法がわかる
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・セル結合など並び替えを阻害する要素への対処法が学べる
エクセルでの並び替えを五十音順にする基本
ここではエクセルでの並び替えを五十音順にするための基本的な知識や設定について説明していきます。並び替えがうまくいかない根本的な理由を知ることで、適切な対処ができるようになるかもしれません。順に見ていきましょう。
エクセルで五十音順にならない原因
並び替えで漢字がおかしくなる理由
ふりがな情報の確認と修正の手順
PHONETIC関数による自動取得
エクセルの50音順への並べ替え
あいうえお順の並び替えと漢字
エクセルで五十音順にならない原因
エクセルで作成した名簿を並び替えようとしたとき、期待した通りにエクセルが五十音順にならないという現象に遭遇することがあります。これには、エクセルがデータをどのように認識しているかが大きく関わっています。私たちが画面上で見ている文字は漢字やひらがなですが、エクセルはセルの裏側に「ふりがな情報」を持っている場合と、持っていない場合があります。このふりがな情報が存在しない、あるいは誤った情報として記録されていると、エクセルは名前の並び替えをうまくいかない状態として処理してしまう可能性があるのです。
多くの場合は、データを手入力したか、外部からコピーして貼り付けたかによってこの情報の有無が変わります。キーボードで入力して変換した文字にはふりがな情報が付与されますが、別のソフトからコピーしたテキストには情報が含まれていないことが多いためです。したがって、まずは対象のセルに正しいふりがな情報が含まれているかどうかを疑ってみるのが良いでしょう。
並び替えで漢字がおかしくなる理由
漢字を含むデータを扱う際、見た目の文字コード順で並んでしまい、エクセルでの並び替えで漢字がおかしい順序になることがあります。これは「ふりがな」を使わずに、文字コードというコンピュータ上の番号順に並んでしまっている状態です。例えば、同じ「高橋」という苗字でも、旧字体と新字体では文字コードが異なるため、離れた場所に配置されてしまうことも考えられます。
また、音読みと訓読みの違いも影響するかもしれません。入力時に「かわ」と打って「河」と変換した場合と、「か」と打って「河」と変換した場合では、保持している情報が異なる可能性も否定できません。このように、エクセルが並び替えを行う基準となる情報が統一されていないと、人間が意図する「あいうえお順」とは異なる結果が表示されてしまうのです。この現象を理解しておくと、トラブルが起きた際の原因切り分けがスムーズになるでしょう。
ふりがな情報の確認と修正の手順
実際にセルに入力されているデータがどのようなふりがな情報を持っているかを確認することは非常に重要です。エクセルには「ふりがなの表示・非表示」を切り替える機能が備わっています。ホームタブにある「亜」という文字の上にひらがなが書かれたアイコンをクリックすることで、セル内の漢字の上にふりがなを表示させることが可能です。ここでふりがなが表示されない場合、そのセルにはふりがな情報が入っていないということになります。
もし誤ったふりがなが振られている場合は、そのセルを編集モードにして修正する必要があります。ショートカットキーを活用するならば、「Shift」キーと「Alt」キーを押しながら「上矢印」キーを押すことで、ふりがなの編集ボックスを呼び出すこともできます。一つ一つ確認するのは手間がかかる作業かもしれませんが、正確なエクセルでの並び替えを五十音順にするためには欠かせない工程と言えるでしょう。
PHONETIC関数による自動取得
大量のデータがある場合、一つひとつ手作業でふりがなを確認して修正していくのは大変な労力を要します。そこで役立つのが、エクセルで五十音順にするための自動化を助ける関数です。具体的には「PHONETIC（フォネティック）関数」を使用することで、セルに入力されているデータのふりがな情報を別のセルに取り出すことができます。
例えば、A列に氏名が入っている場合、B列に「=PHONETIC(A1)」と入力すれば、A1セルのふりがな情報が表示されます。もしA1セルにふりがな情報がない場合は、漢字がそのまま表示されます。これにより、どのデータにふりがな情報が欠けているかを一目で判別することが可能になります。また、この関数で抽出したデータを元に、並び替え用のキーとして活用することも一つの手段です。効率的に作業を進めるための強力な味方となってくれるはずです。
エクセルの50音順への並べ替え
ふりがな情報が正しく整備されていることが確認できれば、いよいよエクセルでの50音順への並べ替えを実行します。基本的な操作としては、並び替えたいデータ範囲を選択し、「データ」タブにある「並べ替え」ボタンをクリックします。ここで重要なのは「最優先されるキー」に氏名の列を指定し、「順序」を「昇順」に設定することです。
さらに、「オプション」ボタンをクリックすると現れる設定画面で、「ふりがなを使って並べ替える」にチェックが入っているかを確認することをお勧めします。デフォルトではこの設定になっていることが多いですが、何らかの拍子に「ふりがなを使わない」設定になっていると、文字コード順になってしまいます。この設定を確実に行うことで、きれいなあいうえお順のリストが完成する可能性が高まります。操作自体はシンプルですが、事前のデータ整備が結果を左右すると言っても過言ではありません。
あいうえお順の並び替えと漢字
ここまで見てきたように、エクセルでのあいうえお順の並び替えと漢字の関係は密接です。漢字そのものには「読み」の順番という概念が、コンピュータの文字コード上には存在しないためです。私たちが普段何気なく見ている名簿も、裏側にある「よみ」という隠れたデータによって支えられています。
もし、どうしてもふりがな情報が設定できない、あるいは外部システムから出力されたデータでふりがなを付与するのが難しい場合は、あえて「ひらがな」だけの列を別に作成し、それを基準に並び替えを行うというアプローチも有効です。漢字とひらがなを別の列として管理することで、視認性と並び替えの正確性の両方を担保できるかもしれません。データの構造を少し工夫するだけで、エクセルの操作性は格段に向上すると考えられます。
エクセルで並び替えを五十音順にする応用
基本的な並び替えの方法を理解したところで、次は少し特殊な状況や、より高度なテクニックについて解説していきます。実務では単純なリストばかりではなく、さまざまな制約がある中で作業を進めなければならないこともあります。応用的な知識を持っておくことで、トラブルにも柔軟に対応できるでしょう。順に見ていきましょう。
ふりがなを使わない並び替え手法
別の列を用意して並び替える方法
セル結合がある場合の並び替え
ユーザー設定リストを活用する手段
Wordを介した並び替えのアイデア
エクセルの並び替えと五十音順まとめ
ふりがなを使わない並び替え手法
状況によっては、excelでの並び替えでふりがなを使わないという選択をするケースもあるかもしれません。例えば、型番や商品コードなど、読み方よりも文字の形状やコード順で管理したい場合です。この場合、並べ替えのオプション設定で「ふりがなを使わない」を選択することで、純粋な文字コード順（JISコードやUnicode順）に並べ替えることができます。
ただし、日本語の漢字において文字コード順は、必ずしも人間が直感的に理解できる順番ではないことに注意が必要です。音読み順や部首順になっているわけではないため、一見するとバラバラに並んでいるように見える可能性があります。この手法を使う際は、データの性質をよく理解し、それが読み手にとって分かりやすい並び順になるかどうかを検討した上で採用するのが望ましいでしょう。意図的なコード順並び替えは、特定のデータ管理において威力を発揮する方法の一つです。
別の列を用意して並び替える方法
「エクセルで名前の並び替えがうまくいかない」と悩んだとき、最も確実で推奨される解決策の一つが、並び替え専用の「キー列」を作成することです。既存の氏名列とは別に、隣の列に手入力で正しい「よみがな」を入力してしまいます。手間はかかりますが、機械的な自動判定に頼らないため、特殊な読み方をする名前や、当て字が使われている場合でも、完全に意図した通りの順番に制御することが可能です。
この方法のメリットは、元のデータ（漢字）を一切変更せずに済む点です。ふりがな情報を修正するためにセルを書き換えるリスクを避けることができます。並び替えを実行する際は、この「よみがな列」を基準にして昇順に並べ替えを行います。作業が終わった後は、その列を非表示にしておけば、見た目もすっきりとした名簿が出来上がります。アナログなようでいて、実は最も信頼性の高い手法と言えるかもしれません。
セル結合がある場合の並び替え
表の見栄えを良くするためにセルを結合していると、エクセルであいうえお順に並び替えをしようとした際に「この操作には、すべての結合セルを同じサイズにする必要があります」といったエラーメッセージが表示されることがあります。エクセルでのあいうえお順の並び替えとセル結合は、非常に相性が悪い組み合わせと言えます。並び替えを行うデータ範囲内に結合されたセルが含まれていると、エクセルは行の整合性を保てなくなると判断するためです。
これを回避するためには、一時的にセルの結合を解除するのが最も基本的な対処法です。もしくは、最初からデータベースとして使用する範囲ではセル結合を行わないというのが鉄則とされています。見出し部分などでどうしても結合のような見た目が必要な場合は、「セルの書式設定」から「配置」タブを選び、「選択範囲内で中央」という設定を使うことで、セルを結合せずに文字を中央に寄せることも可能です。データとしての扱いやすさを優先する設計を心がけると良いでしょう。
ユーザー設定リストを活用する手段
五十音順だけでなく、特定の順番で並べ替えたいという要望も実務ではよく聞かれます。例えば、「部長」「課長」「係長」「一般」といった役職順や、「北海道」「青森」「岩手」といった地理的な順番などです。これらは五十音順ではないため、通常の並び替えでは対応できません。そこで活用できるのが「ユーザー設定リスト」という機能です。
エクセルのオプションから、任意の順番をリストとして登録しておくことで、その順序に従って並び替えを行うことができるようになります。並べ替えのダイアログボックスで「順序」の項目から「ユーザー設定リスト」を選択し、登録したリストを指定するだけです。一度設定しておけば、毎回手動で並べ替える手間が省けるため、定期的に作成する報告書や名簿などで非常に重宝します。五十音順以外のルールを適用したい場合に、ぜひ思い出していただきたい機能です。
Wordを介した並び替えのアイデア
エクセルだけで解決しようとせず、他のアプリケーションの力を借りるというのも一つのアイデアです。特に、テキストデータだけの単純なリストであれば、一度Wordに貼り付けてから並び替えを行うという方法もあります。Wordの表機能や段落機能には、簡易的な並び替え機能が備わっています。Wordでの並び替えは、エクセルとはまた違った挙動をすることがあり、場合によってはスムーズに五十音順に整うこともあります。
具体的には、エクセルのデータをコピーしてWordに貼り付け、Word上で並び替えを実行した後、再度エクセルに戻すという手順です。ただし、数式や複雑な書式設定が含まれている場合は、コピー＆ペーストの過程で情報が失われるリスクもあるため注意が必要です。あくまで最終手段や、簡易的なリスト作成時のテクニックとして頭の片隅に置いておくと、いざという時に役立つかもしれません。ツールを柔軟に使い分けることも、WEBライターのようなパソコンを使う作業では重要なスキルです。
エクセルの並び替えと五十音順のまとめ
今回はエクセルでの並び替えを五十音順にする方法と、その裏側にあるふりがな設定についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・エクセルの並び替えはふりがな情報に依存する
・
・データ入力の経緯によりふりがな情報がない場合がある
・
・他ソフトからのコピペではふりがなが欠落しやすい
・
・文字コード順での並び替えは五十音順と異なる
・
・ふりがなの表示機能で情報の有無を確認できる
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・ShiftとAltと上矢印キーでふりがなを編集できる
・
・PHONETIC関数を使えばふりがなを抽出できる
・
・並べ替えのオプションでふりがな利用を設定する
・
・漢字とひらがなの列を分けると管理しやすい
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・ふりがなを使わない設定ではコード順になる
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・別の列によみがなを作ると確実な並び替えができる
・
・セル結合は並び替えのエラー原因になりやすい
・
・結合の代わりに選択範囲内で中央揃えを活用する
・
・ユーザー設定リストで独自の順序も作成可能である
・
・Wordなど他ソフトを併用する解決策もある
エクセルでの並び替えは一見単純な操作に見えますが、データの持ち方一つで結果が大きく変わることがお分かりいただけたかと思います。正しい知識を持ってデータを整備すれば、これまでの苦労が嘘のようにスムーズに作業が進むようになるはずです。ぜひ今回の内容を参考に、快適なエクセルライフを送ってください。
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