ビジネスコミュニケーションの主要なツールとして定着しているMicrosoft Teamsですが、日々飛び交う膨大なメッセージの中で、本当に伝えたい情報が埋もれてしまうことに悩む方は少なくありません。そのような時に活用したいのが、メッセージを目立たせる機能です。しかし、いざ使おうとしても「Teamsで重要マークはどこにあるのか」「Teamsで重要マークの付け方が分からない」と戸惑うこともあるかもしれません。また、一度付けたTeamsの重要マークを消す方法や、Teamsの重要マークの通知が相手にどのように届くのかといった仕様についても、詳しく知っておきたいところです。
時には、アップデートや設定の影響でTeamsの重要マークが消えたように見えたり、Teamsのチャットで重要がなくなったと感じたりするトラブルに遭遇する可能性もあります。Teamsの重要マークをチャネルでの投稿や個別のチャットで適切に使いこなすことは、円滑な業務遂行において非常に有益です。さらに、Teamsの重要マークのショートカットなどを知っていれば、作業効率も格段に上がるでしょう。
本記事では、Teamsにおける重要マークの基本的な使い方から、トラブル時の対処法、そして効果的な運用マナーまでを幅広く解説していきます。
この記事を読むことで、以下のメリットが得られます。
・ Teamsでの重要マークの正確な位置や基本的な操作手順を理解できるようになります
・ 通知の仕組みや相手への見え方を知り、適切なタイミングで活用できるようになります
・ 万が一機能が見当たらない場合の原因や対処法についての知識が深まります
・ 組織内でのマナーや運用ルールを整え、コミュニケーションの質を向上させられます
チームスで重要マークを付けるには？基本と応用
ここではチームスで重要マークを付けるための具体的な方法や、知っておくべき基本的な機能について説明していきます。日常的にチャットやチャネルを利用していても、書式設定や配信オプションの細かな仕様までは把握していないという方もいらっしゃるかもしれません。まずは重要マークがどこにあり、どのように設定するのか、そして間違えてしまった場合の対処法やショートカットキーなどの応用テクニックまで、順に見ていきましょう。
・ Teamsの重要マークはどこにある？
・ Teamsの重要マークの付け方を知る
・ Teamsで重要マークを消す手順
・ Teamsで重要マークの通知はどうなる？
・ Teamsの重要マークとショートカット
・ Teamsの重要マークがチャネルで役立つ
Teamsの重要マークはどこにある？
Teamsを利用し始めたばかりの方や、普段はテキストメッセージを送るだけのシンプルな使い方をしている方にとって、重要マークの格納場所は少し分かりにくいかもしれません。通常、メッセージ入力欄には簡易的なアイコンが並んでいますが、重要マークを表示させるには、まず「書式設定」を展開する必要がある場合が多いです。
具体的には、メッセージ入力ボックスの左下にある「A」という文字に筆が添えられたようなアイコンをクリックすることで、詳細な編集モードが開きます。この編集モードが開かれた状態で、ツールバーの中に「！」のマークが表示されることが一般的です。これが重要マークを設定するためのボタンになります。ただし、ウィンドウのサイズが小さかったり、画面の解像度が低かったりする場合には、この「！」マークが隠れてしまっている可能性も考えられます。その場合は、ツールバーの端にある「…（三点リーダー）」をクリックすることで、隠れているメニューの中に重要マークのオプションが見つかるかもしれません。
また、モバイル版のアプリを使用している場合は、メッセージ入力欄の左側にある「＋」ボタンや、書式設定メニューの中に格納されていることもあります。デバイスやアプリのバージョンによって微妙に配置が異なる可能性があるため、まずは「書式あり」の編集モードに切り替えてみることが、重要マークを見つけるための近道と言えるでしょう。普段あまり使わないボタンかもしれませんが、一度場所を覚えてしまえば、必要な時にすぐにアクセスできるようになるはずです。
Teamsの重要マークの付け方を知る
重要マークの場所が分かったところで、次は実際にTeamsで重要マークの付け方について手順を確認していきましょう。基本的には、非常にシンプルな操作で設定することが可能です。まず、チャットやチャネルのメッセージ入力欄で、先ほど説明した「書式設定（Aと筆のアイコン）」をクリックし、編集モードを展開します。
次に、ツールバーに表示された「！」アイコン、あるいは「配信オプションの設定」といったメニューを選択します。すると、「標準」「重要」「緊急」といった選択肢が表示されることがあります（「緊急」はチャットのみで利用可能な場合があります）。ここで「重要」を選択すると、メッセージボックスの上部に「重要！」というヘッダーが表示され、入力エリアの枠線が赤色などに変化することで、重要モードになっていることが視覚的に確認できるでしょう。
この状態で通常通りメッセージを入力し、送信ボタンを押すことで、相手には重要マーク付きのメッセージとして届きます。また、別の方法として、キーボード操作だけで呼び出す方法もありますが、これについては後述します。ポイントは、メッセージを書き終えてから重要マークを付けるのではなく、書く前や書いている途中に設定を行う必要があるという点です。送信ボタンを押してしまうと、後から重要度を変更することは難しい場合が多いため、送信前の確認作業として「重要マークが付いているか」をチェックする癖をつけると良いかもしれません。
Teamsで重要マークを消す手順
メッセージを作成している最中に、誤って重要マークを設定してしまった場合や、やはり通常のメッセージとして送りたいと思い直すこともあるでしょう。そのような時に、Teamsで重要マークを消す手順を知っておくと安心です。送信前であれば、操作は非常に簡単です。
重要マークを設定した時と同じ手順で、再度「配信オプション」や「！」アイコンをクリックします。そこで表示される選択肢の中から「標準」を選択するか、あるいはすでに選択されている「重要」をもう一度クリックすることで解除できる可能性があります。設定が解除されると、メッセージボックス上部の「重要！」という表示が消え、枠線の色も通常に戻るはずです。これで、通常のメッセージとして送信できる状態になります。
一方で、もしメッセージを送信してしまった後に重要マークだけを消したいと思った場合はどうでしょうか。残念ながら、現在のTeamsの仕様では、送信済みのメッセージから「重要マークのみ」を削除するという編集はできない場合が多いようです。メッセージの本文を編集することは可能ですが、重要度の属性までは変更できないことが一般的です。そのため、もし誤って重要として送ってしまい、どうしても訂正したい場合は、そのメッセージ自体を一度削除してから、改めて通常メッセージとして再送するという方法をとる必要があるかもしれません。あるいは、訂正のメッセージを追加で送り、「先ほどの重要マークは誤りです」と伝えるのも一つの手段でしょう。
Teamsで重要マークの通知はどうなる？
重要マークを付けてメッセージを送った際、相手側にはどのような通知が届くのでしょうか。送信側としては「相手に確実に気付いてほしい」という意図があるため、Teamsで重要マークの通知がどのように振る舞うかを知っておくことは重要です。
一般的に、重要マーク付きのメッセージを受信すると、受信側のチャット一覧やチャネル一覧において、該当のメッセージに赤い「！」マークが表示されます。これにより、視覚的に他のメッセージよりも目立つようになります。通知バナーやアクティビティフィードにおいても、「重要」であることが示される場合が多く、受信者は優先して確認すべきメッセージであると認識しやすくなるでしょう。
ただし、通知音やポップアップの挙動自体は、受信者側の通知設定に依存する部分が大きいです。重要マークが付いているからといって、相手のマナーモードを強制的に解除して音を鳴らすような機能ではありません（「緊急」メッセージの場合は、一定時間ごとに通知を繰り返す機能がありますが、「重要」はそこまでの強制力はないとされています）。あくまで「視覚的な強調」と「通常よりも目立つアイコン表示」が主な効果であると考えたほうが良いでしょう。それでも、通常のメッセージよりは遥かに注意を引くため、見落としを防ぐ効果は十分に期待できます。相手が通知をオフにしている場合でも、アプリを開いた瞬間に赤いアイコンが目に入るため、情報の優先順位を伝える手段としては非常に有効です。
Teamsの重要マークとショートカット
マウス操作でメニューを開き、アイコンをクリックするという手順は確実ですが、頻繁に重要メッセージを送る必要がある場合や、キーボードから手を離さずに操作したい場合には、ショートカットキーが便利です。Teamsの重要マークとショートカットの組み合わせを覚えておくと、作業効率が向上するかもしれません。
Windowsのデスクトップ版アプリを使用している場合、一般的には「Ctrl」キーと「Shift」キーを押しながら「I（アイ）」キーを押すことで、作成中のメッセージを「重要」に設定できる可能性があります。このショートカットは「Important（重要）」の頭文字である「I」と関連付けられているため、覚えやすいのではないでしょうか。Macを使用している場合は、「Command」キーと「Shift」キーと「I」キーの組み合わせになることが多いです。
この操作を行うと、マウスでメニューを選択した時と同様に、メッセージボックスに重要マークの設定が適用されます。もう一度同じショートカットキーを押すことで、設定が解除される場合もあります。ただし、Teamsのバージョンや使用しているブラウザ、あるいは他のアプリケーションとのショートカットの競合によっては、このキー操作が効かないこともあるかもしれません。その場合は、キーボードの「Tab」キーや矢印キーを使ってフォーカスを移動させ、メニューを選択するといったキーボード操作を試みるのも良いでしょう。ショートカットは慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、使いこなせれば思考を中断することなくスムーズに重要メッセージを作成できるようになるはずです。
Teamsの重要マークがチャネルで役立つ
個別のチャットだけでなく、チームメンバー全員が参加するチャネルにおいても、重要マークは大きな役割を果たします。日々の業務連絡や雑談が流れるチャネル内では、重要な告知や期限のある依頼が埋もれてしまいがちです。そこでTeamsの重要マークがチャネルで役立つのです。
チャネルで新しい投稿を作成する際、重要マークを付けることで、そのスレッド全体に赤いラインや「！」アイコンが表示され、メンバーの注目を集めやすくなります。特に、メンバー数が多いチームや、投稿頻度が高いチャネルでは、スクロールして過去のログを追う際にも重要マークが目印となり、情報の検索性が高まる可能性があります。
また、チャネルの投稿には「投稿」と「アナウンス」という種類を選べる機能がありますが、重要マークはこれらと組み合わせて使うことも検討できます。「アナウンス」形式にして大きな見出し画像を付け、さらに重要度を高めることで、全社的な通達や緊急の障害報告などを確実に届けることができるでしょう。ただし、チャネルの場合はメンバー全員に対して強調表示されることになるため、あまりに頻繁に使いすぎると「またか」と思われてしまい、効果が薄れるリスクもあります。「ここぞ」というタイミングで使うことで、チーム全体の意識を集中させ、情報の伝達漏れを防ぐ強力なツールとなり得るでしょう。チャネルごとの文化に合わせて、適切な頻度で活用することが望ましいと言えます。
チームスの重要マークのトラブル対処と活用術
ここでは、チームスの重要マークを使おうとした際に見つからない場合の対処法や、運用上のマナーについて説明していきます。機能として存在しているはずなのに表示されない場合や、組織の設定によって制限されている可能性も考えられます。また、重要マークは強力な強調手段であるため、使い方を誤ると相手にストレスを与えてしまうこともあります。トラブルシューティングから、組織全体で気持ちよく使うためのルール作りまで、より実践的な内容を順に見ていきましょう。
・ Teamsの重要マークが消えた時の確認
・ Teamsのチャットで重要がなくなった？
・ Teamsの重要マークの注意点とマナー
・ Teamsの重要マークと緊急の違いとは
・ Teamsの重要マーク運用のルール作り
・ チームスの重要マークについてのまとめ
Teamsの重要マークが消えた時の確認
「以前はここにあったはずなのに、アイコンが見当たらない」という経験は、ソフトウェアのアップデート時によくあることです。もしTeamsの重要マークが消えた時の確認として、まずはUI（ユーザーインターフェース）の変更や、表示領域の問題を疑ってみるのが良いでしょう。
Microsoft Teamsは頻繁に機能改善やデザインの変更が行われています。そのため、ボタンの配置場所が変わっていたり、アイコンのデザインが変更されていたりする可能性があります。例えば、これまでは独立したボタンだったものが、他のメニューの中に統合されているかもしれません。「書式設定」のツールバー内にある「…（その他のオプション）」をクリックし、展開されたメニューの中に移動していないか探してみてください。
また、ウィンドウの幅を狭くしていると、表示しきれないアイコンが自動的に隠れてしまうことがあります。ウィンドウを最大化してみることで、消えたように見えていた重要マークが再び現れるかもしれません。それでも見つからない場合は、一時的なアプリの不具合やキャッシュの影響も考えられます。一度Teamsからサインアウトして再起動してみる、あるいはWebブラウザ版でアクセスして同様の表示になるか確認してみるのも有効な手段です。もしWeb版では表示されるのにデスクトップアプリ版では表示されないということであれば、アプリのキャッシュクリアや再インストールを検討する必要があるかもしれません。
Teamsのチャットで重要がなくなった？
自分の環境だけでなく、特定の相手とのチャットや、特定のチーム内でのみ機能が使えないというケースもあるかもしれません。Teamsのチャットで重要がなくなったと感じる場合、それはバグではなく「設定」によるものである可能性が高いです。
Teamsの機能は、組織のIT管理者によって細かく制御されています。管理者が作成する「メッセージングポリシー」において、ユーザーに対して重要メッセージの送信を許可するかどうかの設定項目が存在します。もし、組織のセキュリティ方針や運用ルールの変更により、この機能がオフに設定された場合、ユーザー側の画面からは重要マークのオプションが消えてしまうことになります。昨日まで使えていたのに急に使えなくなった場合は、組織内でのポリシー変更がなかったか、管理者からの通知を確認してみると良いでしょう。
また、相手が「ゲストユーザー」である場合や、外部組織とのチャット（フェデレーションチャット）の場合、機能制限がかかることもあります。互いの組織の設定レベルが異なるため、リッチなテキスト編集や重要度の設定が制限されているのかもしれません。さらに、「緊急」メッセージに関しては、管理者によって完全に無効化されているケースも珍しくありません。このように、機能が「なくなった」のではなく、意図的に「隠されている」あるいは「無効化されている」可能性を考慮し、必要であればIT部門へ問い合わせてみるのも一つの解決策となるでしょう。
Teamsの重要マークの注意点とマナー
重要マークは相手の注意を引くための強力な機能ですが、だからこそ使い方には配慮が必要です。Teamsの重要マークの注意点とマナーとして、受け取る側の心理的負担を考慮することは非常に大切です。
常にすべてのメッセージに重要マークを付けて送る人がいた場合、周囲はどう感じるでしょうか。最初のうちは「何か急ぎの用件か」と緊張感を持って対応するかもしれませんが、次第にそのマークに慣れてしまい、「またこの人か」とスルーされるようになってしまうかもしれません。いわゆる「オオカミ少年」のような状態になり、本当に重要な緊急事態が発生した時に、その効果を発揮できなくなる恐れがあります。
また、相手が忙しい時や休日などに、赤く強調された通知が届くことは、プレッシャーを与える原因にもなりかねません。重要マークを付ける際は、「相手にとって本当に今すぐ確認が必要な内容か」「見落とすと業務に重大な支障が出る内容か」を自問してから送信するのが良いマナーと言えるでしょう。単に「自分のメッセージを読んでほしいから」という理由だけで使うのは避けるべきです。相手の時間を尊重し、ここぞという場面で使うからこそ、その「重要」という意味が正しく伝わるのです。お互いが気持ちよく仕事をするためにも、節度ある利用を心がけたいものです。
Teamsの重要マークと緊急の違いとは
Teamsにはメッセージの強調度合いとして「重要」のほかに「緊急」というステータスが存在することがあります（主にチャット機能において）。Teamsの重要マークと緊急の違いとは、単なる見た目の違いだけでなく、通知の仕組みそのものに大きな差があることを理解しておく必要があります。
「重要」マークは、前述の通り、視覚的にアイコンや枠線で強調され、通常の通知が行われます。これは「見落としてほしくない」「優先度が高い」という意思表示に適しています。一方、「緊急」はさらに強力な機能を持ちます。緊急として送信されたメッセージは、受信者がそのメッセージを確認するまで、あるいは一定時間が経過するまで、数分おきに繰り返し通知が送られるという仕様になっていることが多いです。これは相手の作業を強制的に中断させる可能性がある、非常に強いアラート機能です。
そのため、「緊急」は文字通り、人命に関わるような事態や、サーバーダウンなどの重大なトラブル、あるいは即時の対応がなければ損害が発生するようなクリティカルな場面でのみ使用すべき機能と言えます。日常的な業務連絡や、単なる締め切りのリマインドで「緊急」を使ってしまうと、相手に多大な迷惑をかけることになります。この二つの違いを明確に理解し、通常は「標準」、強調したい時は「重要」、そして本当の非常事態にのみ「緊急」を使うという使い分けを意識することが求められます。
Teamsの重要マーク運用のルール作り
ここまで見てきたように、重要マークの認識は人によって異なる場合があります。ある人にとっては「必読」の意味でも、別の人にとっては「なるべく読んでほしい」程度に捉えられているかもしれません。こうした認識のズレを防ぐためには、Teamsの重要マーク運用のルール作りをチームや組織単位で行うことが効果的です。
例えば、「重要マークはお客様からのクレーム対応や、システム障害の報告のみに使用する」「日報や雑談には使用しない」「期限が当日のものに限り使用する」といった具体的なガイドラインを設ける方法があります。また、チャネルのアナウンス機能と重要マークの使い分けについても決めておくと良いでしょう。「全社周知はアナウンス機能、緊急対応は重要マーク」といった具合に役割分担を明確にすることで、情報の優先順位が整理され、メンバーも迷わずにツールを活用できるようになります。
このようなルールは、一度決めて終わりではなく、定期的に見直すことも大切です。新しいメンバーが加わった際や、業務フローが変わったタイミングで、改めてルールの周知や修正を行うことで、形骸化を防ぐことができます。共通の認識を持つことで、無駄な通知によるストレスを減らし、本当に必要な情報がスムーズに流れる健全なコミュニケーション環境を構築できるでしょう。ツールに使われるのではなく、ツールを自分たちのルールで使いこなす姿勢が重要です。
チームスの重要マークについてのまとめ
今回はチームスの重要マークについてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・ 重要マークはメッセージ入力欄の書式設定（Aと筆のアイコン）内にある
・ 画面幅によっては「…」メニューの中に格納されている場合がある
・ モバイル版では＋ボタンやメニュー内を探す必要がある
・ メッセージ作成時に「！」アイコンや配信オプションから設定する
・ 送信前に設定する必要があり、送信後のステータス変更は難しい
・ 送信後に消す場合はメッセージ自体の削除が必要になることが多い
・ 受信側には赤いアイコンやバナーで視覚的に強調されて届く
・ キーボードショートカット（Ctrl+Shift+Iなど）でも設定可能である
・ チャネルで使用するとスレッド全体が目立ち周知に効果的である
・ マークが見当たらない時はウィンドウサイズや管理者設定を確認する
・ 組織のポリシーにより機能が制限されている可能性もある
・ 頻繁な使用はオオカミ少年効果を招くためマナーが重要である
・ 「緊急」は繰り返し通知されるため「重要」とは区別して使う
・ チーム内で使用基準やルールを設けると円滑に運用できる
・ 相手の状況を配慮し、本当に必要な場面でのみ活用すべきである
Teamsの重要マークは、適切に使えば情報の伝達漏れを防ぐ非常に便利な機能です。
しかし、その効果を最大限に発揮するためには、機能的な理解だけでなく、受け取る相手への配慮やチーム内での共通認識が欠かせません。
この記事で紹介したテクニックやマナーを参考に、ぜひ日々のコミュニケーションをより円滑で効果的なものにしていってください。
これはCTAサンプルです。
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