プレゼンテーション資料を作成する際、スライドの枚数が増えれば増えるほど手間がかかるのが書式の調整作業です。
一枚ずつフォントやサイズを変更していては、膨大な時間がかかってしまいますし、修正漏れが発生するリスクも高まります。
そこで役立つのが、パワポの書式を一括で変更する機能です。
この機能を知っているかどうかで、資料作成のスピードとクオリティには大きな差が生まれます。
特に、パワーポイントのフォントが一括変更できないと悩んでいる方や、Macでの操作方法を知りたい方、あるいは英数字だけ別のフォントにしたいと考えている方にとって、本記事の内容は有益なヒントになるはずです。
また、パワーポイントのフォントが勝手に変わる現象に困っている場合や、ファイルにフォントを固定する方法を探している場合にも、解決の糸口が見つかるでしょう。
おしゃれなパワーポイントフォントの選び方や、フォントサイズを一括変更する際のアプローチも含め、効率的な資料作成のためのノウハウを網羅的にご紹介します。
この記事を読むことで、以下のメリットや理解が得られます。
・ パワポの書式を一括で変更するための基本的な手順と操作方法
・ スライドマスターや置換機能を活用した効率的な修正テクニック
・ Mac版や英数字設定など、環境や目的に応じたフォント変更のコツ
・ フォントが勝手に変わるトラブルへの対処法やデザインを崩さないための固定設定
パワポの書式を一括で変更する基本テクニック
ここではパワポの書式を一括で変更する基本的なテクニックについて説明していきます。
パワーポイントには、個別のテキストボックスを一つひとつ修正しなくても、全体の設定をまとめてコントロールできる便利な機能が備わっています。
これらを使いこなすことで、作業時間を大幅に短縮できる可能性があります。
特に「スライドマスター」と「フォントの置換」は、資料作成において必須のスキルと言えるでしょう。
また、Macユーザー特有の操作や、英数字と日本語を使い分ける設定、さらにはフォントサイズの調整や勝手にフォントが変わってしまう問題への対策など、実務で直面しやすい課題へのアプローチを順に見ていきましょう。
・ スライドマスターでフォントを一括変更する方法
・ 「置換」機能を使ってフォントを統一する手順
・ Mac版パワポでフォントを一括変更する際の違い
・ 英数字と日本語のフォントを個別に設定するコツ
・ フォントサイズを一括変更する場合のアプローチ
・ フォントが勝手に変わる原因とその対策について
スライドマスターでフォントを一括変更する方法
パワーポイントの資料全体の統一感を出すために最も重要と言えるのが、スライドマスターの活用です。
スライドマスターとは、スライドの設計図のようなものであり、ここで設定した書式はすべてのスライドに適用されます。
パワポの書式を一括で変更したいと考えたとき、真っ先に試すべき機能と言えるでしょう。
具体的な手順としては、まず「表示」タブから「スライドマスター」を選択します。
画面左側にスライドのサムネイル一覧が表示されますが、その一番上にある大きなスライドが「スライドマスター」です。
この親スライドを選択した状態で、「フォント」のメニューから好みのフォントセットを選ぶか、「フォントのカスタマイズ」で日本語用と英数字用を個別に指定します。
こうすることで、プレースホルダー（「タイトルを入力」などの枠）に入力された文字のフォントが全スライドで一括して切り替わります。
ただし、個別にテキストボックスを作成して直接フォントを変更してしまった箇所には、スライドマスターの設定が反映されない場合があります。
そのため、基本的にはプレースホルダーを使って文字を入力する習慣をつけると、後からの修正が非常に楽になるはずです。
この機能を理解しておくだけで、修正作業の手間が劇的に減る可能性があります。
「置換」機能を使ってフォントを統一する手順
スライドマスターを変更しても、すでに個別にフォント設定をしてしまったテキストボックスなどは変更されないことがあります。
そのような場合に役立つのが「フォントの置換」機能です。
これは、現在スライド内で使用されている特定のフォントを、別の指定したフォントへと一気に入れ替える機能です。
例えば、「ＭＳＰゴシック」で作ってしまった資料を、すべて「メイリオ」に変更したいといったケースで威力を発揮します。
操作は非常にシンプルで、「ホーム」タブの右側にある「置換」の横の矢印をクリックし、「フォントの置換」を選択します。
表示されたダイアログボックスで、「置換前のフォント」に変更したい元のフォントを選び、「置換後のフォント」に新しく適用したいフォントを指定して「置換」ボタンを押すだけです。
これにより、スライドマスターの設定に関わらず、強制的に指定したフォントが書き換わります。
パワポの書式を一括で変更する手段として、スライドマスターと並んで頻繁に使用される機能です。
もし、スライドマスターを直してもフォントが変わらない箇所がある場合は、この置換機能を試してみると解決することが多いでしょう。
資料の仕上げ段階で、フォントの揺らぎをなくすために一度実行しておくと安心です。
Mac版パワポでフォントを一括変更する際の違い
WindowsとMacでは、パワーポイントのインターフェースや操作感に若干の違いがあるため、戸惑うことがあるかもしれません。
パワポのフォントを一括変更する際のmacでの操作も、基本的にはWindowsと同様にスライドマスターやフォントの置換機能を使用しますが、メニューの配置場所が異なる場合があります。
Mac版の場合、スライドマスターの編集画面に入るには「表示」タブを使用するのは同じですが、フォントの置換を行う際は、メニューバーの「形式」から「フォントの置換」を選ぶ方法が一般的です。
また、リボン内の配置もバージョンによって異なることがあるため、見当たらない場合はメニューバーの検索機能を使うと素早く見つけられます。
さらに、MacにはWindows標準のフォント（例：メイリオや游ゴシックなど）がインストールされていない場合や、逆にMac特有のヒラギノフォントなどがWindowsで表示されない場合がある点にも注意が必要です。
互換性を重視するのであれば、なるべくOSに依存しない標準的なフォントを選ぶか、後述するフォントの埋め込み設定を行うことが望ましいでしょう。
Macを使っている方は、Windowsユーザーとのファイルのやり取りを想定し、フォント選びには特に気を配ると良いかもしれません。
英数字と日本語のフォントを個別に設定するコツ
洗練されたスライドを作るためには、日本語には日本語に適したフォントを、英数字には欧文フォントを適用するのが効果的です。
パワポのフォントを一括変更する際の英数字の設定を行うには、やはりスライドマスターの「フォントのカスタマイズ」が便利です。
フォントパターンの作成画面では、「日本語用のフォント」と「英数字用のフォント」をそれぞれ個別に設定できる項目が用意されています。
例えば、日本語は視認性の高い「メイリオ」にしつつ、英数字はスタイリッシュな「SegoeUI」や「Arial」に設定するといった組み合わせが可能です。
このように設定しておけば、スライド内で日本語と英語が混在する文章を打っても、自動的にそれぞれのフォントが適用されるため、手動で切り替える手間が省けます。
デザイン性の高い資料作成を目指すなら、この「混植」の設定は非常に有効なテクニックです。
ただし、あまりにデザインがかけ離れたフォント同士を組み合わせると、かえって違和感が生まれる可能性もあります。
文字の太さや雰囲気が似ているもの同士を選ぶのが、自然に見せるポイントと言えるでしょう。
一度設定してしまえば、あとは入力するだけで美しい書式が保たれるので、ぜひ試してみてください。
フォントサイズを一括変更する場合のアプローチ
フォントの種類だけでなく、サイズも一括で変更したいという要望も多く聞かれます。
しかし、パワーポイントのフォントサイズを一括変更するのは、実はフォントの種類を変更するよりも少しハードルが高い作業です。
「フォントの置換」のような単純な一括変換機能が、サイズに関しては標準搭載されていないためです。
基本的なアプローチとしては、スライドマスターを使ってプレースホルダーの文字サイズを変更する方法があります。
親スライドやレイアウトスライドのタイトルや本文のサイズを調整すれば、それに紐づいているスライドの文字サイズは変更されます。
一方で、個別に配置したテキストボックスの文字サイズを一括で変えるには、アウトライン表示を活用する方法が考えられます。
左側のスライド一覧を「アウトライン表示」に切り替え、Ctrl+A（MacならCommand+A）ですべてのテキストを選択し、その状態でフォントサイズを変更するという手法です。
ただし、これを行うと見出しも本文もすべて同じサイズになってしまう可能性があるため、注意が必要です。
厳密に特定の箇所のサイズだけを一括変更したい場合は、マクロ（VBA）を使用する必要が出てくるかもしれません。
まずはスライドマスターでの調整で対応できる範囲かを確認することをおすすめします。
フォントが勝手に変わる原因とその対策について
作業中に、設定したはずのフォントが意図せず別のものに変わってしまった経験はないでしょうか。
パワーポイントのフォントが勝手に変わる現象には、いくつかの原因が考えられます。
一つは、Webサイトや別のドキュメントからテキストをコピー＆ペーストした際に、元の書式情報を一緒に貼り付けてしまっているケースです。
これを防ぐには、貼り付ける際に右クリックメニューから「テキストのみ保持」を選択するか、貼り付け後に表示されるオプションで調整する必要があります。
もう一つは、スライドのレイアウトを変更した際や、スライドマスターの設定を更新した際に、自動調整機能が働いてリセットされるケースです。
また、他者とファイルを共有した際に、相手の環境にそのフォントが入っていないために代替フォントに置き換わってしまうこともあります。
このような事態を避けるためには、特殊なフォントの使用を避けるか、ファイルを保存する際にフォントを埋め込む設定をしておくことが有効です。
「なぜ変わったのか」の原因を特定できれば、適切な対策を打つことができます。
意図しない変更に振り回されないためにも、貼り付けのルールや共有時の設定を見直してみると良いかもしれません。
パワポの書式を一括変更して作業時間を短縮する応用術
ここではパワポの書式を一括変更して作業時間を短縮する応用術について説明していきます。
基本操作だけでなく、トラブルシューティングやデザイン性を保つための知識を持っておくと、資料作成のレベルが一層高まります。
例えば、どうしても一括変更できない場合の対処法や、作成した資料のデザインを崩さないための固定テクニックなどは、実務で非常に役立つ知識です。
また、見やすい資料を作るためのフォント選びや、アウトライン機能を活用した全体構成の調整、さらにはテーマとして保存して使い回す方法など、知っておくと便利な機能は多岐にわたります。
これらの応用テクニックを駆使することで、単なる時短だけでなく、質の高い資料を安定して作成できるようになるでしょう。
それぞれの具体的な方法について、順に見ていきましょう。
・ フォントを一括変更できない時のチェックポイント
・ ファイルにフォントを固定してデザイン崩れを防ぐ
・ おしゃれなパワーポイントフォントの選び方と設定
・ アウトライン表示を活用して文字情報を整える
・ テーマの保存で次回以降の書式設定を楽にする
・ パワポの書式を一括変更する手順のまとめ
フォントを一括変更できない時のチェックポイント
「置換」や「スライドマスター」の設定を行ったにも関わらず、パワーポイントのフォントを一括変更できないという事態に陥ることがあります。
そのような時に確認すべきポイントがいくつかあります。
まず、変更されないテキストが「グループ化」された図形の中に入っていないかを確認してください。
古いバージョンのパワーポイントや特定の条件下では、グループ化されたオブジェクト内のテキストが置換の対象外になることがあるからです。
その場合は、一度グループ化を解除してから置換を試すと上手くいく可能性があります。
また、埋め込みフォントが設定されているファイルを受け取って編集している場合、そのフォントが読み取り専用になっていると変更が制限されることも考えられます。
さらに、グラフや表の中に直接入力された文字も、通常のフォント置換では変わらないことがあります。
これらは個別に選択して変更するか、グラフスタイルごとの設定を見直す必要があるでしょう。
原因がどこにあるのかを切り分けて考えることで、焦らずに対処できるようになります。
どうしても変わらない場合は、対象のオブジェクトを選択し、ホームタブの「書式のクリア」を実行してからフォントを設定し直すのも一つの手です。
ファイルにフォントを固定してデザイン崩れを防ぐ
自分のパソコンでは綺麗に表示されていたのに、発表用や共有先のパソコンで開いたらレイアウトが崩れていた、という経験はないでしょうか。
これは、使用したフォントが相手のパソコンにインストールされていないことが主な原因です。
これを防ぐために、パワーポイントのフォントを固定する、つまりファイル内にフォントを埋め込む設定を行うことが推奨されます。
手順は、「ファイル」タブから「オプション」を開き、「保存」の項目を選択します。
そこにある「ファイルにフォントを埋め込む」というチェックボックスをオンにするだけです。
ここには「使用されている文字だけを埋め込む」と「すべての文字を埋め込む」の二つの選択肢があります。
ファイルサイズを軽くしたい場合は前者、相手先で編集も行う可能性がある場合は後者を選ぶと良いでしょう。
この設定をしておけば、どのパソコンで開いても意図した通りのフォントで表示される可能性が高まります。
特に、標準的ではないおしゃれなフォントを使用している場合は、この設定は必須と言えるかもしれません。
転送前のひと手間で、本番でのトラブルを未然に防ぐことができます。
おしゃれなパワーポイントフォントの選び方と設定
資料のデザイン性を高めるために、パワーポイントフォントのおしゃれなものを使いたいと考える方も多いでしょう。
しかし、ビジネスにおいては「おしゃれ＝読みやすい」であることが大前提です。
奇抜なデザインフォントは目を引きますが、長文で使用すると可読性が落ちる恐れがあります。
一般的に、ビジネススライドではゴシック体が好まれる傾向にあります。
Windowsであれば「メイリオ」や「游ゴシック」、Macであれば「ヒラギノ角ゴ」などが、標準的かつ美しく見えるフォントとして人気です。
もし、これら以外のフォントを使って個性を出したい場合は、タイトルや見出しなどの目立つ部分だけに限定して使用すると、全体のバランスが取りやすくなります。
また、GoogleFontsなどで提供されているWebフォントをダウンロードして使用することも可能ですが、その際は前述の「フォントの埋め込み」を忘れないようにしましょう。
フォント選びはセンスだけでなく、情報の伝わりやすさを左右する重要な要素です。
相手にとって見やすく、かつ内容に合った雰囲気のフォントを選ぶよう心がけてみてください。
アウトライン表示を活用して文字情報を整える
パワポの書式を一括で変更や調整をする際に、意外と知られていないのが「アウトライン表示」の活用です。
通常のスライド表示では、デザイン要素や図形に目が向きがちですが、アウトライン表示に切り替えると、スライド内のテキスト情報だけが箇条書きのようにリスト化されて表示されます。
この画面では、プレゼンテーション全体の文字情報を俯瞰して確認できるため、構成の見直しや誤字脱字のチェックが非常にスムーズに行えます。
また、ここでテキストを一括選択して、パワポのフォントを変更する操作を行うことも可能です。
特に、各スライドのタイトルだけを確認して、論理構成が通っているかをチェックする際などに重宝します。
デザインを作り込む前に、まずはこのアウトライン表示で骨子を固め、その後にスライドマスターで全体の書式を整えるというフローを取り入れると、作業効率が格段に上がるかもしれません。
見た目だけでなく、内容の質を高めるためにも、表示モードの切り替えを積極的に使ってみることをおすすめします。
全体像を把握しながら編集できる利便性は、一度慣れると手放せなくなるはずです。
テーマの保存で次回以降の書式設定を楽にする
一度時間をかけて作り込んだスライドマスターやフォントの設定は、そのファイル限りで終わらせるのはもったいないことです。
これらを「テーマ」として保存しておけば、次回以降の新規作成時に、最初から同じ書式設定でスタートすることができます。
手順は簡単で、「デザイン」タブにあるテーマのギャラリーを開き、「現在のテーマを保存」を選択するだけです。
保存したテーマは、新規作成時に「マイテーマ」や「ユーザー定義」から呼び出すことができます。
これにより、毎回フォントを選び直したり、色味を調整したりする手間が省け、組織内でのデザイン統一も容易になります。
自分なりの「勝ちパターン」となる書式設定ができたら、すぐにテーマとして保存しておく習慣をつけると良いでしょう。
パワポの書式を一括変更する手間そのものを無くしてしまう、究極の効率化テクニックと言えるかもしれません。
資産として設定を蓄積していくことで、資料作成にかかるストレスを大幅に軽減できるはずです。
自分だけのテンプレートライブラリを充実させてみてはいかがでしょうか。
パワポの書式を一括変更する手順のまとめ
今回はパワポの書式を一括で変更する手順や効率化のコツについてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・ パワポの書式を一括変更するにはスライドマスターの活用が基本である
・ スライドマスターの設定は全スライドのプレースホルダーに反映される
・ 個別に変更した箇所はスライドマスターで変わらない場合がある
・ 強制的にフォントを変えるならホームタブの置換機能が有効である
・ 置換機能を使えば指定したフォントを別のフォントへ一気に入れ替えられる
・ Mac版ではメニューバーの形式からフォントの置換へアクセスする
・ 日本語と英数字でフォントを使い分けるとデザイン性が向上する
・ フォントサイズの一括変更は機能がないため工夫が必要である
・ 勝手にフォントが変わるのはコピペやテーマ変更が原因の可能性がある
・ グループ化された図形内の文字は置換できないケースがある
・ ファイルにフォントを埋め込めば他者への共有時も崩れにくい
・ 読みやすさを重視し標準的なゴシック体を選ぶのが無難である
・ アウトライン表示を使えば文字情報だけの確認や編集が容易になる
・ 作成した設定をテーマとして保存すれば次回の作業が楽になる
・ 書式の一括管理は作業時間の短縮と資料の品質向上に直結する
パワーポイントの書式設定は、一つひとつ手作業で行うと非常に時間がかかりますが、一括変更の機能を使いこなせば、驚くほどスムーズに進められます。
まずはスライドマスターと置換機能の二つをマスターするだけでも、資料作成の効率は格段に上がるはずです。
ぜひ今回の内容を参考にして、より見やすく、より効率的なプレゼン資料作成に役立ててください。
これはCTAサンプルです。
内容を編集するか削除してください。
