ビジネスシーンやプライベートで、大量の案内状や年賀状、ラベルシールを作成する必要に迫られることはありませんか。一件一件、手作業で宛名を入力し、印刷するのは非常に時間がかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このような課題を解決するために、MicrosoftWordに搭載されている「差し込み印刷」機能が非常に役立つ可能性があります。この機能を使えば、エクセルなどで管理している住所録データを活用し、ワードで作成したテンプレートに自動で情報を流し込み、宛名を複数枚まとめて効率的に印刷できます。特に、ワードの差し込み印刷で宛名を複数設定する技術や、差し込み印刷をエクセルからワードへ連携させる方法は、一度覚えてしまえば作業効率を飛躍的に向上させるかもしれません。しかし、手順が少し複雑であるため、途中でつまずいてしまう方も少なくないようです。
この記事を読むことで、以下の点が明確になるでしょう。
・ワードの差し込み印刷で宛名を複数設定する基本がわかる
・エクセルデータを活用した効率的な印刷手順を学べる
・一枚の用紙に複数の宛名を配置する方法が理解できる
・差し込み印刷時の一般的なトラブル対処法を知ることができる
ワードで差し込み印刷を使い宛名を複数作成する基本手順
ここでは、ワードの差し込み印刷機能を利用して、複数の宛名データを作成し、印刷するまでの基本的な流れについて説明していきます。このプロセスは、大量の文書を一度にパーソナライズ（個別に名前や住所を挿入すること）するための核心部分です。ワードとエクセルを連携させ、効率的に作業を進めるためのステップを、順に見ていきましょう。
差し込み印刷とは？その概要とメリット
準備するもの：ワード文書と宛名データ
差し込み印刷エクセルからワードへの連携方法
差し込み文書の種類の選択（ラベル・封筒）
宛先の選択とデータソースの接続
差し込みフィールドの挿入とレイアウト設定
差し込み印刷とは？その概要とメリット
差し込み印刷とは、MicrosoftWordの主要な機能の一つであり、定型的な文書（メイン文書）と、個別の情報がリスト化されたデータソース（宛名リストなど）を組み合わせて、パーソナライズされた文書を大量に作成する技術のことを指します。例えば、同じ文面の招待状でも、宛名部分だけを一人ひとり異なる氏名や住所に差し替えて印刷する場合に活用されます。この機能は、単なる宛名印刷に留まらず、契約書、証明書、ダイレクトメールの本文中の一部（顧客名など）を変更するなど、応用範囲が非常に広いのが特徴です。
差し込み印刷を利用する最大のメリットは、圧倒的な「効率化」と「正確性」にあると言えるでしょう。もし100人分の宛名ラベルを手作業で入力・コピー＆ペーストした場合、相当な時間が必要となる上に、転記ミスやタイプミスが発生するリスクも高まります。一方、差し込み印刷を用いれば、あらかじめ正確に作成されたエクセルなどのデータソースを一度接続するだけで、Wordが自動的にデータを流し込んでくれるため、作業時間を劇的に短縮できます。
また、データソース（元のリスト）が正確であれば、印刷結果も自動的に正確さが担保される点も大きな利点です。修正が必要になった場合も、メイン文書のデザインや共通の文面を一度修正するだけ、あるいはデータソース側を修正するだけで、すべての印刷物に反映させることが可能です。このように、ワードの差し込み印刷は、反復的ながらも正確性が求められる作業において、その真価を発揮する機能と言えるでしょう。
準備するもの：ワード文書と宛名データ
ワードで差し込み印刷を始める前に、二つの主要なファイル（コンポーネント）を準備しておく必要があります。これらが揃っていなければ、差し込み印刷のプロセスを開始することができません。
一つ目は「メイン文書」です。これはWordで作成するファイルであり、印刷したい内容のテンプレート（雛形）となるものです。例えば、宛名ラベルであればラベルのレイアウト、封筒であれば封筒のサイズ設定と差出人情報、招待状であれば共通の挨拶文やデザインなどがこれにあたります。この段階では、まだ個別の宛名情報（氏名や住所など）を直接入力する必要はありません。どこにどの情報を挿入するか、後で「差し込みフィールド」と呼ばれる目印を配置するためのスペースとデザインを整えておくことが目的です。
二つ目は「データソース」です。これが、差し込む個別の情報（宛名データ）が格納されたリストファイルとなります。最も一般的に使用され、管理が容易なのはMicrosoftExcelのファイルでしょう。エクセル以外にも、Outlookの連絡先リスト、Accessデータベース、あるいは単純なテキストファイル（CSVなど）もデータソースとして使用することが可能です。
特にエクセルをデータソースとして使用する場合は、いくつかの準備が推奨されます。まず、リストの1行目には、データの種類を示す「見出し（フィールド名）」を設定してください（例：「氏名」「郵便番号」「住所1」「住所2」「会社名」など）。2行目以降に、実際のデータを入力していきます。この見出し名が、後でWord側で「どのデータをどこに差し込むか」を指定する際の目印となります。
差し込み印刷エクセルからワードへの連携方法
ワードの差し込み印刷機能の強力な点の一つが、サブキーワードにもある「差し込み印刷エクセルからワード」へのスムーズなデータ連携です。ここでは、準備したエクセル（データソース）をワード（メイン文書）に接続する具体的な手順を見ていきます。
まず、データソースとなるエクセルファイル側の準備を確認します。前述の通り、1行目に見出し行（フィールド名）が設定されていることを確認してください。例えば、郵便番号が「0」から始まる地域（例：060-XXXX）の場合、エクセルの標準設定では数値として認識され、先頭の「0」が消えてしまうことがあります。これを防ぐためには、郵便番号の列（セル）の表示形式をあらかじめ「文字列」に設定しておくといった配慮が必要になる場合があります。また、複数のシートがあるブックの場合は、どのシートに宛名データが含まれているかを把握しておきましょう。
次に、Word文書を開き、操作を開始します。
- Wordの上部にあるリボンメニューから「差し込み文書」タブをクリックします。
- 「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」をクリックします。
- ドロップダウンメニューから「既存のリストを使用」を選択します。
- ファイル選択ダイアログボックスが表示されますので、準備しておいたエクセルのデータソースファイルを選択し、「開く」をクリックします。
- 「データファイルの確認」ダイアログが表示された場合、正しいファイル形式（通常は「MicrosoftExcelワークシートDDE」や「ExcelFilesviaODBC」など）が選ばれていることを確認します。
- 続いて「テーブルの選択」ダイアログが表示されます。エクセルファイル内に複数のシートがある場合、ここでデータが保存されているシート名を選択します。
- 最後に、「先頭行をタイトル行として使用する」というチェックボックスがオンになっていることを必ず確認してください。これがオンになっていることで、Wordはエクセルの1行目を見出し（フィールド名）として認識します。
これで、Word文書とエクセルデータの連携（接続）が完了しました。
差し込み文書の種類の選択（ラベル・封筒）
データソースを接続する準備が整ったら、次に行うのは「どのような形式の文書を作成するか」をWordに指示することです。これは「差し込み文書」タブの中の「差し込み印刷の開始」ボタンから行います。この選択によって、その後の操作やレイアウトのオプションが大きく変わるため、目的に合ったものを正しく選ぶことが重要です。
主な選択肢には以下のようなものがあります。
- レター：最も標準的な選択肢です。A4用紙などの通常の文書に、一件ずつデータを差し込んでいく場合（例えば、顧客ごとに内容が一部異なる案内状など）に使用します。1ページに1件のデータが基本となります。
- 電子メールメッセージ：Wordで作成した文面を、Outlookと連携させて一斉に電子メールとして送信する場合に使用します。データソースにメールアドレスが含まれている必要があります。
- 封筒：封筒への宛名印刷に特化したモードです。クリックすると「封筒オプション」ダイアログが開き、使用する封筒のサイズ（長形3号、洋形2号など）や、宛先・差出人の印刷位置、フォントなどを詳細に設定できます。
- ラベル：サブキーワード「ワード差し込み印刷宛名ラベル」の核心となる機能です。これを選択すると「ラベルオプション」ダイアログが開きます。ここで、使用するラベルシールのメーカー（A-one、KOKUYOなど）と、その製品番号を選択します。正しい製品番号を選ぶことで、Wordは自動的にラベル1枚のサイズや、1シートあたりの枚数（例：2列×6段＝12枚）といったレイアウトを正確に設定してくれます。
- 名簿：データソースのリストを、一つの文書内に連続してカタログや会員名簿のように一覧表示したい場合に使用します。
今回のテーマである「宛名を複数入れる」という点では、特に「封筒」や「ラベル」が頻繁に使われる選択肢となるでしょう。
宛先の選択とデータソースの接続
H3-3でエクセルデータ（データソース）をWordに接続する方法の概要に触れましたが、ここでは接続後に行う「宛先の調整」について、もう少し詳しく見ていきます。データソースを接続した後、Wordはデフォルトでそのリストに含まれるすべてのデータを差し込み印刷の対象とします。しかし、場合によっては「リストの中の一部の人だけ印刷したい」「特定の条件（例：東京都在住の人だけ）で絞り込みたい」といったニーズが出てくることも考えられます。
このような場合に役立つのが「宛先リストの編集」機能です。「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンのすぐ近くにある「宛先リストの編集」ボタンをクリックすると、「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが開きます。
このダイアログでは、以下のような操作が可能です。
- 個別の選択/除外：リスト一覧の左側にあるチェックボックスをオン/オフすることで、印刷対象に含めるデータと除外するデータを個別に選択できます。
- 並べ替え（ソート）：特定の列（フィールド名、例：郵便番号順や氏名のフリガナ順など）を基準にして、リスト全体を昇順または降順に並べ替えることができます。印刷順序を整えたい場合に便利です。
- フィルタリング：「リストの絞り込み」機能を使うと、特定の条件に一致するデータだけを抽出できます。例えば、「フィールド名：都道府県」「比較：次の値に等しい」「値：東京都」と設定することで、東京都の宛先だけをフィルタリングできます。
- 重複するエントリの検索：データソース内に重複したデータ（同じ氏名や住所など）がないかを確認し、必要に応じて除外対象とすることも可能です。
このように、データソースをただ接続するだけでなく、「宛先リストの編集」機能を活用することで、より柔軟に印刷対象をコントロールすることが可能になります。
差し込みフィールドの挿入とレイアウト設定
データソースを接続し、差し込む文書の種類（ラベルや封筒など）を決定したら、次はいよいよ「メイン文書に、どのデータを、どこに配置するか」を設定する作業に移ります。これが「差し込みフィールドの挿入」と呼ばれるプロセスです。
「差し込み文書」タブの中にある「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリックします。すると、データソース（エクセル）の1行目に設定した見出し（フィールド名）がドロップダウンリストとして表示されます（例：「氏名」「郵便番号」「住所1」など）。
カーソルを文書内のデータを挿入したい位置に移動させ、このリストから対応するフィールド名を選択します。例えば、郵便番号を入れたい位置にカーソルを置き、「差し込みフィールドの挿入」→「郵便番号」と選びます。すると、文書内には <<郵便番号>> のように、二重の山括弧で囲まれたフィールド名が表示されます。これが「この場所にはデータソースの”郵便番号”列のデータが入ります」というWordへの指示（目印）になります。
この作業を繰り返し、必要なレイアウトを作成していきます。例えば、一般的な宛名レイアウトは以下のようになるかもしれません。
<<郵便番号>>
<<住所1>><<住所2>>
<<会社名>>
<<部署名>> <<氏名>> 様
重要なポイントは、この <<フィールド名>> の段階で、フォントの種類、サイズ、太字、中央揃えなどの書式設定を行うことです。ここで設定した書式が、実際にデータが差し込まれた際の書式として反映されます。<<住所1>>と<<住所2>>の間が空きすぎないように配置したり、「様」のような敬称をフィールド名の後に追加したりするなど、実際の印刷結果をイメージしながらレイアウトを調整します。この段階ではまだ実際のデータは見えませんが、「結果のプレビュー」ボタンを押すことで、データが差し込まれた状態を一時的に確認することも可能です。
ワード差し込み印刷で複数の宛名を扱う応用テクニックとトラブル対処
ここでは、ワードの差し込み印刷で複数の宛名を扱う際に直面しがちな、より具体的な応用テクニックやトラブルシューティングについて説明していきます。基本手順をマスターした上で、サブキーワードにあるような「一枚に複数」の配置方法や、「複数ラベルに反映されない」といった問題への対処法を知ることで、さらに差し込み印刷を使いこなすことができるようになるでしょう。順に見ていきましょう。
差し込み印刷を一枚に複数配置する方法
ワードで差し込み印刷を連続して行う技術
差し込み印刷で同じラベルを複数作成する
差し込み印刷のネクストレコードと2ページ目問題
差し込み印刷で複数ラベルに反映されない時の対処
ワードの差し込み印刷で複数の宛名を扱う総まとめ
差し込み印刷を一枚に複数配置する方法
サブキーワード「差し込み印刷一枚に複数」という状況は、主にA4などの1枚の用紙に、複数の異なる宛名ラベル（例えば12面ラベルなど）を印刷するケースを指していると考えられます。この操作は、差し込み印刷の「ラベル」機能を使用することで実現可能です。
手順は以下のようになります。
- 「差し込み文書」タブ -> 「差し込み印刷の開始」 -> 「ラベル」を選択します。
- 「ラベルオプション」ダイアログで、使用するラベルシールのメーカーと製品番号を正確に選択し、「OK」をクリックします。
- Wordの編集画面が、選択したラベルのレイアウト（例：2列×6段の枠線）に変わります。
ここでの最重要ポイントは、まず左上（一番最初）のラベルの枠内にのみ、差し込みフィールド（<<郵便番号>>、<<氏名>>など）を挿入し、フォントや配置などのレイアウトを完璧に仕上げることです。
- 最初のラベルのデザインが完成したら、「差し込み文書」タブにある「ラベルの更新」ボタンをクリックします。
この「ラベルの更新」ボタンこそが、一枚の用紙に複数の異なるデータを配置するための鍵となります。このボタンを押すと、Wordは以下の二つの動作を自動的に行います。
- 一つ目に、左上の最初のラベルで作成したレイアウト（フィールドの配置や書式設定）を、シート上の他のすべてのラベル（2番目、3番目…）にコピーします。
- 二つ目に、2番目以降の各ラベルの先頭に、
<<Next Record>>（ネクストレコード）という特別なフィールドを自動的に挿入します。これは「次のデータに進んでください」という命令であり、これにより各ラベルにデータソースの1番目、2番目、3番目…と異なるデータが順番に差し込まれるようになります。
この「ラベルの更新」機能を使わずに手動で他のラベルにコピー＆ペーストすると、<<Next Record>> が挿入されないため、すべてのラベルに同じデータ（1件目）が印刷されてしまう可能性があり、注意が必要です。
ワードで差し込み印刷を連続して行う技術
サブキーワード「ワード差し込み印刷連続」は、データを途切れさせることなく、次々と連続して文書に流し込む技術を指していると考えられます。この概念は、前述の「ラベル」印刷、および「名簿」機能と深く関連しています。
1. ラベル印刷における「連続」
前項「差し込み印刷を一枚に複数配置する方法」で説明した通り、ラベル印刷では「ラベルの更新」ボタンを押すことで、各ラベル（正確には2番目以降のラベルの先頭）に <<Next Record>> フィールドが自動挿入されます。これが、データソースのリスト（エクセル）の上から順番に、1番目のデータを1枚目のラベルに、2番目のデータを2枚目のラベルに…と、「連続して」データを差し込むための仕組みそのものです。もし手動でレイアウトを設定する場合、この <<Next Record>> の挿入を忘れると、連続したデータ処理が行われません。
2. 「名簿」機能における「連続」
もう一つは、「差し込み印刷の開始」で「名簿」を選択するケースです。「名簿」機能は、1ページに1件のデータではなく、1枚の用紙（例：A4）に収まる限り、データソースのリストを連続して一覧表示したい場合（例：会員名簿や商品カタログの作成）に使用されます。
操作方法としては、まず「名簿」を選択した後、文書の先頭に差し込みフィールド（例：<<氏名>>、<<電話番号>>）を挿入します。そして、1件分のデータが表示された後にどのように区切るか（例：改行、タブ、または特定の文字列）を設定します。<<Next Record>> はこの場合、通常は自動的に処理されるか、あるいは手動で挿入する必要はありません（設定によります）。「完了と差し込み」を実行すると、Wordはデータソースのデータを連続して流し込み、ページが一杯になると自動的に次のページを作成してリストの続きを生成します。
このように「連続」という操作は、主に「ラベル」や「名簿」の文書タイプにおいて、<<Next Record>> フィールドの処理と密接に関連していると言えるでしょう。
差し込み印刷で同じラベルを複数作成する
サブキーワード「差し込み印刷同じラベル複数」という要望は、少し特殊なケースであり、二つの異なるシナリオが想定されます。
シナリオ1：データソース内の特定の「一人」の宛名ラベルを複数枚（例：Aさんのラベルを5枚、Bさんのラベルを3枚）印刷したい。
残念ながら、ワードの差し込み印刷の標準機能は、基本的にデータソースの1行を1件として処理するため、このような「特定のデータだけ指定した枚数」を印刷するのは得意ではありません。
この場合の対処法としては、以下のような方法が考えられます。
- 対処法A（推奨）：データソース（エクセル）側でデータを加工する。Aさんのラベルが5枚必要であれば、エクセルシート上でAさんの行データを5行に複製します。Bさんの行は3行に複製します。このように、必要な枚数分だけ元のデータを複製したリストをデータソースとして使用すれば、差し込み印刷でそのまま連続して印刷することが可能です。
- 対処法B（非推奨）：差し込み印刷を「個々のドキュメントの編集」で完了させた後、生成されたWord文書（全員分のラベルが作成された状態）から、手動で必要なラベルをコピー＆ペーストして枚数を増やす。
- 対処法C（高度）：マクロ（VBA）を使用して、印刷枚数を制御するプログラムを組む。これは高度な知識が必要となります。
シナリオ2：データソースは関係なく、「特定の一つの情報」（例：すべて同じ差出人ラベルや、すべて同じ「在中」ラベル）をシート全体に印刷したい。
この場合、差し込み印刷機能を使うのは遠回りかもしれません。Wordには、差し込み印刷とは別に、単純なラベル作成機能があります。
「作成」タブ（「差し込み文書」タブの隣などにある場合があります）の「ラベル」ボタンをクリックします。開いたダイアログで、印刷したい住所や文言を「宛先」欄に入力し、オプションから「1枚のラベルに同じ宛先を印刷する」を選択します。そして、使用するラベルの製品番号を指定すれば、差し込み印刷を使わずにシート全体に同じ内容を印刷できます。
差し込み印刷のネクストレコードと2ページ目問題
サブキーワード「差し込み印刷ネクストレコード2ページ目」は、差し込み印刷における最も重要な制御フィールドの一つである <<Next Record>>（ネクストレコード）と、それが引き起こす可能性のあるページ制御の問題を示唆しています。
<<Next Record>> フィールドは、Wordに対して「現在のデータの処理を終了し、データソースの次の行（次のレコード）に進んでください」と指示する命令です。
- ラベル印刷の場合：「ラベルの更新」ボタンを押すと、2番目以降のラベルの先頭に自動的に挿入され、各ラベルに異なるデータが入るように制御します。
- レター（1ページ1件）の場合：1ページ目の文書レイアウトの「最後」に、手動で
<<Next Record>>フィールドを挿入する必要があります（「差し込み文書」タブ -> 「ルール」 -> 「NextRecord」）。これを入れ忘れると、2ページ目以降もすべて1件目のデータが繰り返し印刷されてしまいます。
2ページ目問題（データが飛ぶ、空白ページが挿入されるなど）の原因と対処
- データが1件飛ばされる：原因：<<Next Record>> が意図せず2回連続で挿入されている可能性があります。例えば、ページの最後に <<Next Record>> を入れ、さらに次のページの先頭にも <<Next Record>> を入れてしまうと、データが1件スキップされてしまいます。対処：「編集記号の表示」（ホームタブの段落記号）をオンにして、<<Next Record>> がどこにいくつ挿入されているかを確認し、不要なものを削除します。
- 空白ページが挿入される：原因：「レター」などで、1ページに収まる内容の最後に <<Next Record>> を入れ、さらにその直後に「改ページ（Ctrl+Enter）」も挿入している場合、Wordは「次のレコードへ」→「次のページへ」と処理し、意図しない空白ページが生まれることがあります。対処：<<Next Record>> の挿入位置を調整します。多くの場合、<<Next Record>> は改ページの手前、または改ページの直後に配置されますが、文書の構造によって最適な位置が異なる場合があります。
<<Next Record>> は、差し込み印刷の連続処理を制御する強力なフィールドですが、その配置場所を間違えると「2ページ目」以降の挙動に直接影響を与えるため、慎重な取り扱いが求められます。
差し込み印刷で複数ラベルに反映されない時の対処
サブキーワード「差し込み印刷複数ラベルに反映されない」、そして関連する「複数ラベルに反映押せない」は、ラベル印刷を行う際に多くの人が直面する典型的なトラブルです。これは、前述した「ラベルの更新」ボタンが期待通りに機能しない状況を指しています。
現象：「ラベルの更新」ボタンがグレーアウトして押せない、または押しても他のラベルにデザイン（フィールド配置）がコピーされない。
この問題が発生する最大の原因は、差し込み印刷の開始方法にある可能性が非常に高いです。
- 原因：「差し込み文書」タブ -> 「差し込み印刷の開始」で「ラベル」を選択せずに、代わりに「レター」（または「通常のWord文書」）を選択してしまっている。Wordは、文書の種類が「ラベル」として設定されていなければ、「ラベルの更新」機能を有効にしません。「レター」はA4用紙1枚を1つの文書として扱うため、その中に複数のラベルが存在するという概念がないからです。見た目上、表（テーブル）機能を使ってラベルのように枠線を作っていたとしても、Wordが内部的に「ラベル文書」として認識していなければ、この機能は使えません。
- 対処法：
- まず、現在の作業が「差し込み印刷の開始」で「ラベル」を選択したものかを確認します。
- もし「レター」などで開始してしまっていた場合は、残念ながらその文書を「ラベル」に途中から変更するのは困難なことが多いです。
- 面倒でも、新しいWord文書を開き、最初から「差し込み文書」タブ -> 「差し込み印刷の開始」 -> 「ラベル」を選び、正しいラベルの製品番号を指定して、差し込み印刷のプロセスをやり直すのが、最も確実で早い解決策となるでしょう。
- その上で、データソースを接続し、左上の最初のラベルにフィールドを挿入・デザインした後、「ラベルの更新」ボタンを押せば、今度はアクティブになり、他のラベルにも反映される可能性が高いです。
稀にWordの一時的な不具合である可能性もゼロではありませんが、ほとんどの場合は、この文書タイプの選択ミスが原因と考えられます。
ワードの差し込み印刷で複数の宛名を扱う総まとめ
今回はワードの差し込み印刷で複数の宛名を扱う方法についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・ワードの差し込み印刷は大量の宛名印刷を効率化する機能である
・メイン文書（ワード）とデータソース（エクセル）の準備が必要だ
・エクセルデータは1行目を見出しに設定することが重要である
・ワードの「差し込み文書」タブから操作を開始する
・「宛先の選択」でエクセルファイルとシートを指定し連携する
・「差し込み印刷の開始」で「ラベル」や「封筒」など種類を選ぶ
・「差し込みフィールドの挿入」で<<氏名>>などを配置する
・一枚に複数の宛名を印刷する場合は「ラベル」機能が適している
・ラベル印刷では最初のセル（左上）にデザインを施す
・「ラベルの更新」ボタンでデザインを全ラベルに反映させる
・「ラベルの更新」を押すと<<Next Record>>が自動挿入される
・<<Next Record>>は次のデータに進むための命令である
・「複数ラベルに反映されない」時は「ラベル」で開始したか確認する
・「複数ラベルに反映押せない」も同様に文書タイプが原因の可能性がある
・データが飛ばされる問題は<<Next Record>>の重複や位置が原因である
ワードの差し込み印刷は、一見すると複雑に感じるかもしれませんが、手順さえ覚えれば非常に強力なツールとなります。
特にエクセルからワードへのデータ連携による宛名印刷は、多くの事務作業や定型業務を劇的に効率化する鍵となるでしょう。
本記事が、あなたの大量印刷業務の一助となれば幸いです。
これはCTAサンプルです。
内容を編集するか削除してください。
