近年では、ビジネスシーンや学業において、紙媒体ではなくデジタルデータでの文書のやり取りが主流になりつつあります。その中で、Microsoft Word（ワード）を使用した文書の作成や修正は、多くの人にとって必須のスキルと言えるかもしれません。特に、他人から送られてきた文章を確認し、修正や指摘を入れる「添削」の作業は、スムーズな業務遂行のために非常に重要です。しかし、ただ単に文字を打ち直すだけでは、どこをどのように直したのかが相手に伝わりにくくなってしまうことがあります。そこで役立つのが、ワードに標準搭載されている「変更履歴の記録」や「コメント」といった校閲機能です。これらを活用することで、ワードでの添削のやり方が劇的に効率化し、ワードの赤字修正などが明確になります。この記事では、ワードの機能を使った具体的な添削の手順や、見やすい表示設定などについて詳しく解説していきます。
・ワードの基本的な添削モードの設定と使い方が理解できる
・コメント機能や赤字修正を使い分ける方法がわかる
・見え消しや修正の反映など応用的な操作が身につく
・変更履歴の解除や最終的な文書の仕上げ方が把握できる
ワードで添削のやり方を基礎から解説
ここではワードで添削のやり方を基礎から解説について説明していきます。ワードには「校閲」というタブがあり、そこに添削に便利な機能が集約されています。初めて使う方でも、基本さえ押さえればすぐに直感的な操作が可能になるはずです。まずは基本的なモードのオン・オフや、文字入力による修正の見え方など、順に見ていきましょう。
ワードの添削モードの設定方法
ワードでの赤字修正の基本操作
ワードで添削にコメントを使う
ワードの校閲で削除と取り消し線
Wordの提案モードのやり方とは
ワードで添削の赤字を表示する
ワードの添削モードの設定方法
ワードで他者の文章を修正する際、最も基本となるのが「変更履歴の記録」という機能です。これは一般的に「添削モード」と呼ばれることが多い機能ですが、正式には校閲タブの中に存在しています。この機能を有効にすることで、誰がいつ、どのような修正を行ったかが自動的に記録されるようになります。
設定方法は非常にシンプルです。まず、ワードの画面上部にあるメニューの中から「校閲」タブをクリックします。その中に「変更履歴の記録」というボタンがありますので、それをクリックしてオンの状態にします。ボタンがグレーアウトされたり、色が変化したりしていれば、モードが有効になっている証拠です。
このモードがオンになっている間は、文章に対して行ったあらゆる変更が記録として残ります。例えば、文字を追加すればその部分が色付きで表示され、削除すれば取り消し線が引かれるといった具合です。もしこの設定を行わずに修正してしまうと、元の文章が上書きされてしまい、どこを直したのかが後から判別できなくなる恐れがあります。
多くのビジネス文書では、修正箇所を明示することがマナーとされる場合が多いです。そのため、ファイルを開いたらまずはこの設定を確認する習慣をつけると良いかもしれません。また、ショートカットキーなどを使って素早く切り替える方法もありますが、まずは確実にアイコンを目視して設定することをおすすめします。
設定自体はワンクリックで完了しますが、その影響は作業全体に及びます。意図せずモードがオフになっていたというミスを防ぐためにも、画面下部のステータスバーなどを確認しつつ作業を進めると安心です。これにより、確実な履歴管理が可能になるでしょう。
ワードでの赤字修正の基本操作
変更履歴の記録をオンにした状態で、実際に文章を修正する場面を想像してみてください。一般的に「赤字を入れる」という表現が使われますが、ワードの初期設定では、修正箇所が赤字で表示されることが多いため、このように呼ばれています。
具体的には、修正したい箇所にカーソルを合わせ、普段通りに文字を入力するだけです。すると、入力した文字が自動的に赤色（または設定されたユーザー別の色）になり、下線が引かれた状態で挿入されます。これが、相手に対して「ここを追記しました」と伝えるサインになります。
手動で文字色を赤に変える必要はありません。むしろ、手動で色を変えてしまうと、それが単なる装飾なのか、修正指示なのかが区別しにくくなる可能性があります。変更履歴機能を使えば、システムが自動的に修正箇所として認識してくれるため、後述する「承諾」や「元に戻す」といった一括操作が可能になるというメリットがあります。
また、文章の一部を書き換える場合も同様です。不要な文字を消して新しい文字を入れると、消した文字と追加した文字の両方が記録されます。これにより、修正前と修正後の比較が容易になり、なぜその修正が必要だったのかという意図も伝わりやすくなるかもしれません。
赤字修正は、視覚的に非常にインパクトがあります。パッと見ただけで修正量が把握できるため、受け取り手にとっても現状の完成度を測る指標になります。ただし、あまりに赤字が多いと画面が見づらくなることもあるため、表示モードを適宜切り替えながら作業することが求められるでしょう。
ワードで添削にコメントを使う
文章を直接書き換えるのではなく、「ここはもっと詳しい説明が必要かもしれません」や「出典を確認してください」といった意見や疑問を伝えたい場合もあります。そのような時に役立つのが「コメント」機能です。直接本文を編集する赤字修正とは異なり、本文の枠外（吹き出し）にメモを残すようなイメージで使用します。
使い方は簡単です。コメントを付けたい単語や文章をマウスでドラッグして選択し、「校閲」タブにある「新しいコメント」をクリックします。すると、画面の右端にコメント入力用のボックスが表示されますので、そこに伝えたい内容を入力します。
この機能の利点は、本文のレイアウトを崩さずに詳細なフィードバックができる点にあります。特に、修正案が複数ある場合や、修正する理由を詳しく説明したい場合には、本文中に書き込むよりもコメントとして残した方がスマートかもしれません。
また、コメントには返信機能もついています。ファイルを共有している相手が、そのコメントに対して「確認しました」や「修正しました」といった返事を書き込むことができるのです。これにより、メールやチャットツールを別途使わなくても、ワードファイル上で議論や確認作業が完結する可能性があります。
注意点として、コメントが残ったままの状態でPDF化や印刷をしてしまうと、そのコメントも一緒に表示されてしまうことがあります。最終的な提出版を作成する際には、コメントを削除するか、解決済みの状態にする必要があります。コメント機能をうまく使い分けることで、より丁寧で円滑なコミュニケーションが期待できるでしょう。
ワードの校閲で削除と取り消し線
文章の添削において、文字を追加するだけでなく、不要な部分を削除することも頻繁に行われます。変更履歴の記録がオンになっている状態で文字を削除すると、その文字は画面から完全に消えるのではなく、「取り消し線」が引かれた状態で残ります。これを一般的に「削除」の履歴と呼びます。
例えば、BackSpaceキーやDeleteキーで文字を消すと、その文字の上に二重線や一本線が引かれ、文字色が赤（またはユーザーごとの色）に変わります。これにより、元々どのような文章が書かれていたのか、そして添削者が何を不要だと判断したのかが一目瞭然となります。
もし、この機能を使わずに単に文字を消してしまうと、受け取り手は「あれ？ここの文章が短くなっているけれど、何が書いてあったっけ？」と混乱してしまうかもしれません。取り消し線を残すことは、修正の経緯を透明化するために非常に重要なプロセスと言えます。
また、段落ごと削除した場合や、図表を削除した場合も同様に履歴として残ります。これにより、誤って必要な部分まで消してしまった場合でも、後から簡単に復元することが可能になります。削除の履歴は、一種のバックアップのような役割も果たしていると言えるでしょう。
見た目としては、削除された文字がたくさん残っていると文章全体が読みづらくなることがあります。その場合は、一時的に表示設定を変更して、削除された箇所を見えなくすることも可能です。しかし、添削作業中は、基本的にすべての変更が見える状態で作業することが推奨されます。削除の意図を明確に伝えることが、質の高いフィードバックにつながるからです。
Wordの提案モードのやり方とは
近年、Googleドキュメントなどの普及により「提案モード」という言葉を耳にする機会が増えました。ワードにおいても、これに近い概念で操作を行うことが可能です。厳密には、デスクトップ版のワードでは「変更履歴の記録」をオンにすることが、実質的な「提案モード」にあたりますが、Web版のWord（Word for the Web）では、明示的に「校閲モード」という名称で機能が分かれていることがあります。
Web版のWordを使用している場合、画面右上の「編集」というボタンをクリックすると、「編集」「校閲」「表示」といったモード選択ができます。ここで「校閲」を選ぶと、ドキュメントへの変更がすべて提案として扱われます。これが、いわゆる提案モードのやり方として認識されている操作です。
デスクトップ版の場合、前述の通り「変更履歴の記録」をオンにすれば、自動的に編集内容が「提案」として記録されます。つまり、自分が行った変更は確定事項ではなく、あくまで「このように変えてはどうでしょうか」という提案として相手に提示されるわけです。
この「提案」というスタンスは、相手の文章を尊重するという意味でも大切です。勝手に書き換えるのではなく、履歴を残して相手に判断を委ねる形になるからです。特に目上の相手やクライアントの文章をチェックする際には、この形式での修正が好まれる傾向にあります。
提案モード（変更履歴）で作業を進めることで、最終的な決定権は文書の所有者に残されます。これにより、トラブルを防ぎつつ、建設的なアドバイスを行うことができるでしょう。ツールの名称はバージョンや環境によって多少異なることもありますが、本質的な機能は「履歴を残して提案する」という点で共通しています。
ワードで添削の赤字を表示する
添削作業を進めていくと、画面上が修正の赤字や取り消し線でいっぱいになり、最終的な文章の形がイメージしにくくなることがあります。しかし、ワードにはこれらの赤字の表示方法を柔軟に切り替える機能が備わっています。
「校閲」タブの中にあるドロップダウンメニューを見ると、通常は「すべての変更履歴／コメント」という設定になっています。これが、赤字や取り消し線をすべて表示するモードです。しかし、修正後のすっきりした状態を確認したい場合は、「変更履歴／コメントなし」を選択することができます。これを選ぶと、修正がすべて適用されたと仮定した場合の見た目になり、赤字が消えて完成形が表示されます。
また、「シンプルな変更履歴／コメント」という選択肢もあります。これを選択すると、本文中の赤字や取り消し線は隠れ、行の左端に赤い縦線だけが表示されるようになります。この縦線は「この行に何らかの修正がありますよ」という目印です。このモードは、文章全体の流れを確認しながら、どこに修正が入ったかだけを把握したい時に非常に便利です。
逆に、「元のファイル」を選ぶと、修正が入る前の、一番最初の状態を確認することができます。どの程度内容が変わったのかを比較したい時に役立つでしょう。
このように、状況に応じて表示を切り替えることで、添削作業の効率は大きく変わります。ずっと赤字だらけの画面を見ていると目が疲れてしまうこともあるため、時折表示を切り替えて、完成イメージを確認しながら進めるのが良いかもしれません。表示を変えても、記録されたデータ自体が消えるわけではないので、安心して切り替えてみてください。
ワードの添削のやり方で応用を知る
ここではワードの添削のやり方で応用を知るについて説明していきます。基本的な赤字修正やコメントの挿入ができるようになったら、次はより実践的で効率的な機能を使いこなしてみましょう。添削の受け手としてどのように履歴を処理すべきか、あるいは複数のメンバーで編集する場合の管理方法など、知っておくと便利な機能がワードには数多く備わっています。これらを活用することで、文書作成のクオリティとスピードをさらに高めることができるはずです。順に見ていきましょう。
ワードの見え消しのやり方を活用
ワードの添削モードを解除する手順
変更履歴の反映と承諾の注意点
特定のユーザーの変更のみ表示
ファイルの比較機能で差分確認
ワードの添削のやり方のまとめ
ワードの見え消しのやり方を活用
出版業界や専門的な校正の現場では「見え消し」という言葉がよく使われます。これは、修正前の文字を取り消し線で残しつつ、そのすぐ近くに修正後の文字を配置する修正方法のことを指します。ワードの変更履歴機能を使えば、この見え消し状態をデジタル上で簡単に再現し、活用することができます。
ワードで見え消しの状態を確認するには、「校閲」タブの表示設定を「すべての変更履歴／コメント」にします。そして、「変更履歴とコメントの表示」オプションから「吹き出し」の設定を確認します。ここで「すべての変更履歴を本文中に表示」を選択すると、削除された文字（取り消し線付き）と追加された文字が、行の中で並んで表示されます。これが、いわゆる見え消しの状態です。
一方、「書式変更のみ吹き出しに表示」などを選ぶと、削除や追加の情報が右側の余白（吹き出しエリア）に表示されることがあります。画面が狭い場合や、本文のレイアウトを優先したい場合は吹き出し表示が便利ですが、どの文字がどこに入ったかを厳密に確認したい場合は、本文中に表示させる見え消しスタイルの方が分かりやすいかもしれません。
見え消しのメリットは、変更の前後関係が文脈の中で明確になることです。「てにをは」の修正や、細かい語句の入れ替えなどは、吹き出しを見るよりも本文中で見比べた方が直感的に理解しやすいでしょう。
ただし、修正箇所が密集していると、文章が非常に読みづらくなるというデメリットもあります。そのため、前述した表示モードの切り替え機能と併用しながら、必要に応じて見え消し状態で確認するという使い方がスマートです。自分にとって、あるいは相手にとって最も確認しやすい表示形式を探ってみるのも良いでしょう。
ワードの添削モードを解除する手順
添削作業がすべて終了し、文書を完成させる段階になったら、添削モード（変更履歴の記録）を解除する必要があります。ただし、ここで注意しなければならないのは、「モードをオフにする」ことと「履歴を削除する」ことは全く別の操作であるという点です。
まず、これ以上新しい修正履歴を残したくない場合は、「校閲」タブの「変更履歴の記録」ボタンを再度クリックしてオフにします。これで、以降の入力や削除は通常通り上書きされ、記録としては残りません。自分のメモを追記したい場合や、体裁を整えるだけの作業を行う場合は、オフにしておくと良いでしょう。
しかし、モードをオフにしただけでは、それまでに入力された赤字や取り消し線はそのまま残ります。「モードを解除したのに赤字が消えない！」と焦る方がいらっしゃいますが、これは正常な動作です。履歴を消して文章を確定させるには、後述する「承諾」や「元に戻す」という操作を行う必要があります。
また、意図せずモードが解除されてしまうことを防ぐために、「変更履歴の記録のロック」という機能も存在します。これにパスワードをかけておけば、他人が勝手に履歴記録をオフにして修正することを防げます。重要な契約書などを扱う際には、このロック機能も覚えておくと安心かもしれません。
単純に「添削モードを解除したい」と思ったときは、それが「記録を止めたい」のか「赤字表示を消したい」のか、あるいは「修正を確定させたい」のかを明確にすることが大切です。目的に合わせて正しい手順を踏むことで、トラブルなく文書を仕上げることができるでしょう。
変更履歴の反映と承諾の注意点
添削された内容を確認し、それを最終的な文書に反映させる作業を「承諾」と呼びます。これを行って初めて、赤字や取り消し線が消え、通常の文章として確定します。逆に、提案された修正を採用しない場合は「元に戻す」を選択します。
操作は「校閲」タブにある「承諾」ボタンと「元に戻す」ボタンで行います。カーソルを修正箇所に合わせ、「承諾して次へ進む」をクリックすると、その部分の修正が確定され、次の修正箇所へ自動的に移動します。これを繰り返すことで、一つひとつの修正内容を確認しながら処理していくことができます。
すべての修正を一括で反映させたい場合は、「すべての変更を承諾」を選択することも可能です。これは非常にスピーディーですが、内容をよく確認せずにすべて受け入れてしまうリスクもあります。誤って誤字まで承諾してしまったり、文脈がおかしくなる修正が含まれていたりする可能性もゼロではありません。そのため、基本的には一つずつ、あるいは範囲を指定して確認しながら承諾することをおすすめします。
また、承諾を行うと、その履歴情報はファイルから完全に削除され、通常のテキストデータとなります。一度承諾して保存してしまうと、後から「修正前の状態に戻したい」と思っても、変更履歴機能を使って戻すことはできません（通常の「元に戻す」操作である程度は戻せますが、履歴データとしては失われます）。
したがって、承諾作業を行う前には、念のために修正履歴が残っている状態のファイルを別名で保存しておくと良いでしょう。バックアップがあれば、万が一の際も安心です。慎重に反映作業を行うことが、完成度の高い文書作成への近道です。
特定のユーザーの変更のみ表示
一つの文書を複数人で回覧し、それぞれが添削を行うケースもビジネスでは珍しくありません。Aさん、Bさん、Cさんがそれぞれ修正を入れると、文書内がカラフルな赤字や青字で溢れかえり、誰が何を言っているのか把握しにくくなることがあります。そんな時に便利なのが、特定のユーザー（校閲者）の変更履歴のみを表示させる機能です。
「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」メニューの中に「特定のユーザー」という項目があります。ここをクリックすると、その文書に修正を加えたユーザーの一覧が表示されます。デフォルトでは全員にチェックが入っていますが、例えば「今回は上司であるAさんの修正だけを確認したい」という場合は、他の人のチェックを外すことで、Aさんの修正履歴だけを表示させることができます。
この機能を活用すれば、担当者ごとの指摘事項を整理して処理することが可能になります。まずは技術的なチェックを行っている人の修正を確認し、その後に文章表現のチェックを行っている人の修正を見るといった具合に、段階を分けて作業を進めることができるのです。
また、自分の修正履歴だけを表示させて、提出前にセルフチェックを行う際にも役立ちます。「余計な修正をしていないか」「意図が伝わる修正になっているか」を客観的に見直すことができるでしょう。
ユーザー名は、ワードのオプション設定で登録されている名前が使用されます。もし自分の名前が「User」やパソコンの型番などになっている場合は、事前に正しい名前に変更しておくと、相手にとっても親切です。複数人での共同作業において、このフィルタリング機能は混乱を避けるための強力なツールとなり得ます。
ファイルの比較機能で差分確認
変更履歴機能を使わずに修正されてしまったファイルや、変更履歴が保存されていない別バージョンのファイルが手元に届くこともあります。「どこが修正されたのか分からない」と途方に暮れた経験がある方もいるかもしれません。そのような場合に救世主となるのが、ワードの「比較」機能です。
この機能を使えば、修正前の「元の文書」と、修正後の「変更された文書」を読み込ませるだけで、その差分を自動的に検出し、変更履歴がついた状態の新しい文書を作成してくれます。
使い方は、「校閲」タブの「比較」ボタンをクリックし、2つのファイルを選択するだけです。すると、ワードが2つの文書を照らし合わせ、異なる部分を削除や追加としてマークアップしてくれます。これにより、手動で一行ずつ見比べるという気の遠くなるような作業から解放されます。
比較結果は、非常に高精度です。文字の修正だけでなく、書式の変更や移動なども検出してくれます。ただし、あまりにも内容が大きく変わっている場合や、段落構成が根本的に異なる場合は、結果が複雑になりすぎて見づらくなることもあります。あくまで、同じベースの文書のバージョン違いを確認するために使うのが効果的です。
この機能は、契約書のバージョン管理や、修正指示が正しく反映されているかの最終チェックなどに威力を発揮します。変更履歴モードを使い忘れてしまった場合でも、この機能を知っていれば、後から差分を可視化できるため、パニックにならずに対応できるでしょう。デジタルの力を借りて、確実な差分チェックを行うことが可能です。
ワードの添削のやり方のまとめ
今回はワードの添削のやり方についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・添削モードは校閲タブの変更履歴の記録から設定できる
・設定をオンにすると修正箇所が自動で記録される
・文字を入力すると自動的に赤字や色付き文字になる
・削除操作を行うと文字に取り消し線が引かれる
・コメント機能を使えば本文を変えずに指摘ができる
・コメントは特定の範囲を選択して挿入する
・赤字の表示方法はすべての変更やシンプルなど選べる
・見え消し表示は修正の前後関係がわかりやすい
・添削モードを解除しても記録された履歴は消えない
・履歴を消すには承諾か元に戻す操作が必要である
・一括承諾は便利だが内容確認がおろそかになりやすい
・複数人の修正がある場合は特定ユーザーのみ表示できる
・変更履歴がないファイル同士でも比較機能で差分が出せる
・承諾前にはバックアップをとっておくのが安全である
・Web版とデスクトップ版では機能名が異なる場合がある
ワードの添削機能を使いこなせれば、修正作業の効率が上がるだけでなく、相手とのコミュニケーションもより円滑になるはずです。最初は操作に戸惑うこともあるかもしれませんが、一つひとつの機能を試しながら、自分に合った使い方を見つけてみてください。ぜひ、次回の文書作成から積極的に活用してみることをおすすめします。
これはCTAサンプルです。
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