ビジネスの現場において、迅速な意思決定やスムーズな業務進行は非常に重要な要素です。
しかし、紙の書類やメールでの申請業務に時間を取られ、本来注力すべき業務が後回しになってしまうことは珍しくありません。
そこで注目されているのが、Microsoftが提供するTeamsを活用した承認ワークフローの導入です。
Teamsの承認ワークフローの作り方を知ることで、日常のチャットツールの延長線上で申請や承認が可能になり、業務効率が大きく向上する可能性があります。
この記事では、Teamsの承認ワークフローのテンプレート活用法や、複数人での承認ルート設定など、具体的な使い方について詳しく解説していきます。
Teamsの承認アプリを使いこなし、業務のデジタル化を一歩進めてみてはいかがでしょうか。
この記事を読むことで、以下のメリットが得られるかもしれません。
・ Teamsでの承認ワークフローの作り方や基本的な設定手順が理解できる
・ テンプレートを活用して素早く承認プロセスを構築する方法がわかる
・ 複数人承認やチャット連携などTeamsワークフローの応用的な使い方が学べる
・ 承認アプリを活用することでペーパーレス化や業務効率化へのヒントが得られる
Teamsでの承認ワークフローの作り方や設定
ここではTeamsでの承認ワークフローの作り方や設定について説明していきます。
Teamsは単なるコミュニケーションツールにとどまらず、業務プロセスを統合するプラットフォームとしての側面も持っています。
特に承認ワークフロー機能は、特別なプログラミング知識がなくても直感的に作成できる点が大きな魅力と言えるでしょう。
ここでは、基本的な概念から具体的な設定手順、そしてテンプレートの活用方法までを順に見ていきましょう。
・ Teamsのワークフローとは何か
・ 承認アプリの便利な使い方
・ テンプレートでワークフロー作成
・ ワークフロー承認でできること
・ 承認の申請アプリを設定する手順
・ 承認フロー作成に必要な準備
Teamsのワークフローとは何か
Teamsのワークフローとは、日常的に行われている申請や承認といった一連の業務プロセスを、Teams上で自動化・デジタル化する仕組みのことを指します。
従来であれば、申請書を作成し、印刷し、上長のハンコをもらい、総務へ提出するといった物理的な移動や時間を要する作業が多く存在しました。
また、メールで申請を行う場合でも、他の多くのメールに埋もれてしまい、承認が見落とされたり、進捗状況が把握しづらかったりすることも少なくありません。
このような課題に対し、Teamsのワークフロー機能を活用することで、チャット画面から離れることなくスムーズに申請から承認までを完結させられる可能性があります。
具体的には、休暇申請や経費精算、残業申請といった定型的な業務を、あらかじめ設定されたルートに乗せて処理することが可能になります。
Teamsの承認機能は「Power Automate」という自動化ツールと連携しており、これにより柔軟な条件分岐や通知設定も実現できるかもしれません。
ワークフローと聞くと難しく感じるかもしれませんが、Teamsにおいてはユーザーフレンドリーなインターフェースが用意されており、専門的な知識がない方でも比較的容易に導入を進められるのが特徴です。
まずは「Teams上で承認作業が完結する」という利便性を理解することが、導入の第一歩となるでしょう。
承認アプリの便利な使い方
Teamsには「承認」という専用のアプリが標準で用意されており、これがワークフローの中核を担っています。
承認アプリの使い方は非常にシンプルで、直感的な操作ができるように設計されています。
まず、Teamsの左側にあるメニューバーから「承認」アイコンを選択するだけで、自分が行った申請や、自分に回ってきた承認依頼を一覧で確認することができます。
これにより、現在どの申請が承認待ちで、どの申請が完了しているのかが一目瞭然となり、タスクの管理漏れを防ぐ効果が期待できるでしょう。
また、この承認アプリは、単に承認ボタンを押すだけでなく、コメントを添えて承認や却下を行うことも可能です。
例えば、申請内容に不備があった場合、チャットで別途連絡を取るのではなく、承認画面上で「金額の根拠となる資料を添付してください」といったコメントと共に差し戻しを行えば、コミュニケーションのロスを減らすことにも繋がります。
さらに、承認された記録はアプリ内にログとして残るため、後から「いつ、誰が承認したのか」を確認する証跡としても活用できるかもしれません。
日々の業務でTeamsを開いている時間が長いユーザーにとっては、別のシステムにログインし直すことなく、シームレスに承認作業を行えることが最大のメリットと言えるでしょう。
テンプレートでワークフロー作成
ゼロから承認ルートを設計するのはハードルが高いと感じる場合でも、Teamsのワークフローテンプレートを活用することで、手軽に導入を始めることが可能です。
Microsoftは、一般的によく使われる業務シーンを想定した多くのテンプレートを事前に用意しています。
例えば、「休暇申請」「経費精算」「残業許可」といった頻出の業務フローは、すでにテンプレート化されていることが多く、これらを選択するだけで基本的な枠組みが完成します。
テンプレートを使用するメリットは、設定の手間が大幅に省けることだけではありません。
標準的な項目や流れがあらかじめ組み込まれているため、設定ミスや考慮漏れを防ぐことにも繋がります。
もちろん、テンプレートをベースにしつつ、自社のルールに合わせて項目を追加したり、承認ルートを変更したりといったカスタマイズも可能です。
「まずは試してみたい」という段階であれば、複雑な設定を行う前に、既存のTeamsワークフローテンプレートの中から自社の業務に近いものを探し、それを微調整して運用を始めてみるのが良いかもしれません。
そうすることで、承認ワークフローの利便性を早期に体感でき、その後の本格的な導入への理解も深まることでしょう。
ワークフロー承認でできること
Teamsのワークフロー承認でできることは多岐にわたり、単なる「承認・却下」のボタン操作だけにとどまりません。
例えば、申請時にファイルを添付する機能があります。
これを使えば、見積書や請求書のPDFを申請フォームに直接添付し、承認者はそのファイルの中身を確認した上で判断を下すことができます。
これにより、資料の送付漏れや、どの資料に対する承認なのかが不明確になるといったトラブルを回避できるかもしれません。
また、承認ルートの柔軟な設定も魅力の一つです。
「課長の承認後に部長の承認が必要」といった直列的な承認ルートはもちろん、「AさんかBさんのどちらかが承認すればOK」といった並列的な承認設定も可能です。
さらに、承認依頼が届いた際に、Teamsのチャット通知だけでなく、メールでも通知を受け取るように設定すれば、外出先やTeamsを開いていない時間帯でも迅速に気付くことができるでしょう。
加えて、電子署名のサービスと連携させることで、法的な効力を持つ署名が必要な契約業務などをTeams上で完結させることも、環境によっては可能になります。
このように、Teamsの承認ワークフローは、単純な業務から少し複雑な要件まで、幅広いニーズに対応できるポテンシャルを秘めています。
承認の申請アプリを設定する手順
実際に承認の申請アプリを設定する手順について、基本的な流れを見ていきましょう。
まず、Teamsを開き、アプリストアから「承認」アプリを検索してインストール、または左側のメニューに追加します。
アプリを開くと、画面右上に「新しい承認要求」というボタンが表示されますが、管理者として組織全体のワークフローを作成する場合は、管理メニューや作成画面へと進みます。
「作成」ボタンをクリックすると、テンプレートの選択画面が表示されることが多いです。
ここで、目的に合ったテンプレートを選ぶか、あるいは「一から作成」を選択します。
次に、申請フォームの項目を設定します。
例えば、休暇申請であれば「休暇の種類」「開始日」「終了日」「理由」といった入力フィールドを用意することになります。
項目の設定が終わったら、次は「承認者」の設定です。
特定の人物を固定で指定することもできれば、申請者がその都度承認者を選ぶ形式にすることも可能です。
最後に、このワークフローを公開する範囲（チーム全体、特定のチャットグループ、あるいは組織全体など）を指定して設定を完了します。
最初は自分自身や少人数のチームでテスト運用を行い、項目に不足がないか、通知は正しく届くかなどを確認してから、本格的に展開することをお勧めします。
手順自体はウィザード形式で進むことが多いため、画面の案内に従えば迷うことは少ないでしょう。
承認フロー作成に必要な準備
スムーズな承認フロー作成を行うためには、事前の準備が欠かせません。
いきなりTeams上で設定を触り始める前に、まずは現在の業務プロセスを整理することが重要です。
具体的には、「どのような申請業務があるのか」「誰が申請し、誰が承認するのか」「どのような項目が必要なのか」を洗い出す必要があります。
現状のアナログなフローをそのままデジタル化しようとすると、かえって非効率になる場合もあるため、この機会に無駄な承認ステップがないかを見直すのも良いかもしれません。
また、運用ルールの策定も大切な準備の一つです。
「どのような場合に却下されるのか」「承認が遅れた場合の催促はどうするか」「緊急時の代理承認は誰が行うのか」といったルールを明確にしておくことで、導入後の混乱を防ぐことができます。
さらに、社内のメンバーに対して、Teams承認の使い方に関する簡単なマニュアルやガイダンスを準備しておくと、スムーズな定着が期待できるでしょう。
技術的な設定だけでなく、こうした業務設計や周知活動といった準備を丁寧に行うことが、Teams承認ワークフローを成功させる鍵となると言えます。
準備段階で関係者の合意を得ておくことで、システム導入への抵抗感を減らし、協力的な体制を作ることができるかもしれません。
Teamsの承認ワークフローの作り方と応用
ここではTeamsの承認ワークフローの作り方と応用術について説明していきます。
基本設定をマスターした後は、より現場のニーズに即した高度な使い方を取り入れることで、さらなる業務改善が見込めます。
複雑な組織構造に対応した承認ルートの構築や、モバイルデバイスの活用など、Teamsの機能を最大限に引き出す方法はいくつも存在します。
ここでは、実務で役立つ応用的なテクニックや注意点について、順に見ていきましょう。
・ 承認ワークフローで複数を設定
・ チャット内での承認の使い方
・ ワークフロー承認の履歴管理
・ 独自の承認ルートを構築する
・ スマホで承認を行うメリット
・ Teamsでの承認ワークフローの作り方まとめ
承認ワークフローで複数を設定
組織の規模が大きくなると、承認者が一人で完結するケースは少なくなります。
Teams承認ワークフローで複数人の承認者を設定する場合、いくつかのパターンを使い分けることが可能です。
まず最も一般的なのが、順番に承認を行っていく「順次承認」です。
これは、例えば「直属の上司」が承認した後に「部門長」へ承認依頼が飛ぶといった形式です。
この設定を行うことで、段階的なチェック機能が働き、ガバナンスの強化につながるでしょう。
一方で、誰か一人が確認すれば良いという「並列承認」あるいは「最初の承認のみ必要」という設定も可能です。
これは、例えば「総務部の誰か一人」が承認すれば手続きが進むようなケースで有効です。
Teamsの承認機能では、承認者の指定欄に複数のユーザーを追加し、設定オプションで「すべての承認者からの承認が必要」か「最初の承認者からの承認で十分」かを選択することができます。
この使い分けを適切に行うことで、承認の停滞を防ぎ、スピード感のある業務遂行が可能になるかもしれません。
また、承認者が長期休暇などで不在の場合を考慮し、あらかじめ複数の承認者を設定しておくことは、リスク管理の観点からも推奨される運用方法と言えます。
チャット内での承認の使い方
Teamsの大きな特徴は、チャットベースでのコミュニケーションが主体である点です。
承認ワークフローもこのチャット機能と密接に連携させることができます。
例えば、通常のチャットやチームのチャンネルでの会話中に、そのまま承認依頼を送ることが可能です。
メッセージ入力欄の下にある承認アイコンをクリックし、その場で簡易的な申請フォームを作成して送信すれば、会話の流れを断ち切ることなく承認プロセスを開始できます。
これは、突発的なタスクや、形式張らない確認事項に対して非常に有効な使い方です。
「この資料の内容で進めても良いですか？」といった確認を、単なるメッセージではなく「承認機能」を使って行うことで、明確な「承認」の記録を残すことができます。
後から「言った言わない」のトラブルを防ぐことにもつながるでしょう。
また、チャットグループ全員が見ている場所で承認が行われれば、情報の透明性が高まり、他のメンバーも状況を把握しやすくなるというメリットもあります。
Teams承認の使い方として、専用アプリからだけでなく、こうした日常のコミュニケーションの中へ自然に組み込む方法は、チームのスピード感を高める上で非常に効果的かもしれません。
ワークフロー承認の履歴管理
業務を行う上で、過去の承認履歴を管理・確認することは非常に重要です。
Teamsの承認アプリでは、過去に自分が送信した申請や、受信した承認依頼のステータス（承認済み、却下、キャンセルなど）を一覧で確認することができます。
この履歴機能を使えば、例えば「先月申請した経費精算は承認されていたか」といった確認が即座に行えます。
さらに、より詳細な管理が必要な場合や、監査などでデータの提出が求められる場合には、承認データをエクスポートする機能が役立ちます。
承認アプリ内のデータをCSV形式などでダウンロードできれば、Excelなどで集計・分析することが容易になります。
これにより、特定の申請にどれくらいの時間がかかっているかを分析し、業務プロセスのボトルネックを発見する手がかりになるかもしれません。
また、履歴はクラウド上に保存されているため、紙の書類のように紛失するリスクが低く、物理的な保管スペースも不要です。
デジタル化による履歴管理の容易さは、管理部門にとっても大きな負担軽減につながる要素と言えるでしょう。
独自の承認ルートを構築する
Teams標準の機能だけでは対応しきれない複雑な承認ルートが必要な場合もあるでしょう。
そのようなときは、Microsoftの「Power Automate」というツールと連携させることで、高度にカスタマイズされた独自の承認ルートを構築することが可能です。
Teamsの承認機能の裏側にはPower Automateが動いているため、これらを直接編集することで、より細かな条件設定が実現します。
例えば、「申請金額が10万円以上の場合は部長承認、それ未満なら課長承認」といった条件分岐や、「申請が承認されたら自動的にSharePointのリストに登録し、経理担当者にTeamsで通知を送る」といった自動化フローを組むことができます。
このような独自のワークフローを構築するには多少の学習が必要になるかもしれませんが、一度構築してしまえば、手作業で行っていた多くの付帯業務を自動化できる可能性があります。
自社の業務フローが特殊で、既存のテンプレートでは対応できないと感じている場合は、このカスタマイズ領域に踏み込むことで、真の意味での業務効率化を実現できるかもしれません。
スマホで承認を行うメリット
現代のビジネスパーソンにとって、スマートフォンでの業務対応は欠かせないものとなっています。
Teamsの承認ワークフローは、モバイル版Teamsアプリにも完全対応しています。
これにより、承認者は外出中や移動中、あるいは出張先からでも、スマホ一つで申請内容を確認し、承認や却下の判断を行うことができます。
パソコンを開く環境がないために承認が遅れ、業務全体がストップしてしまうという事態を避けることができるのです。
申請者にとっても、スマホから手軽に申請できるメリットは大きいです。
例えば、交通費精算などは移動の隙間時間にスマホから申請してしまえば、帰社後に事務作業をする時間を減らすことができます。
また、プッシュ通知機能を活用すれば、承認依頼が来た瞬間に気付くことができるため、レスポンスの速度が劇的に向上する可能性があります。
場所や時間を選ばずに承認業務ができる環境は、働き方改革を推進する上でも強力な武器となるでしょう。
モバイルでの承認対応は、迅速な意思決定を支える重要な要素と言えます。
Teamsでの承認ワークフローの作り方まとめ
今回はTeamsの承認ワークフローの作り方や設定についてお伝えしました。
以下に、本記事の内容を要約します。
・ Teamsの承認機能は業務の自動化と効率化を支援する
・ ワークフロー化により紙やメールでの申請の手間を削減できる
・ 承認アプリは直感的な操作が可能で導入障壁が低い
・ テンプレートを活用すれば短時間でワークフローを作成できる
・ 添付ファイルやコメント機能で詳細な情報のやり取りが可能である
・ 承認ルートは順次承認や並列承認など柔軟に設定できる
・ 事前に業務の棚卸しとルール作りを行うことが重要である
・ 複数人の承認者を設定することでガバナンスを強化できる
・ チャット画面から直接承認依頼を送ることでスピード感を維持できる
・ 承認履歴は自動で保存され後からの確認や監査に役立つ
・ データのCSVエクスポートにより業務分析が可能になる
・ Power Automateとの連携で条件分岐など高度なカスタマイズができる
・ モバイルアプリ対応により場所を選ばず承認作業が行える
・ 通知機能を活用することで承認漏れや遅延を防げる
・ 小規模なテスト運用から始めて徐々に適用範囲を広げると良い
Teamsの承認ワークフローは、適切に設定・運用することで、組織全体の生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。
まずは身近な業務からテンプレートを使って試し、徐々に自社に最適な形へとカスタマイズしていくのが良いでしょう。
ぜひこの機会に、Teamsを活用した新しい承認スタイルに挑戦してみてください。
これはCTAサンプルです。
内容を編集するか削除してください。
